Hva koster EGENTLIG et ERP-system for små- og mellomstore bedrifter?

Dette er et hovedspørsmål som mange prøver å finne et fornuftig svar på når de vurderer å oppgradere eller bytte ut forretningssystemet sitt. For å kunne svare på dette spørsmålet er det viktig å få klarhet i to underliggende spørsmål:

«Hvilken type ERP-system skal du ha?».

Da må man få klarhet i hvilke funksjonaliteter systemet skal inneholde og hvilke problemer systemet skal løse for bedriften.

«Hvordan skal systemet leveres?».

Her blir det fort snakk om teknologi som skybasert, cloud, on-premise også videre. Men det viktige er egentlig å skjønne hvem som har ansvaret for hva i leveransen, og hvordan systemet skal vedlikeholdes fremover.

Hvilken type ERP-system skal du ha?

Små og mellomstore bedrifter innenfor handel og produksjon har en hverdag som gjør at de trenger systemstøtte i sine prosesser. Ulike egenskaper ved bedriftene gjør at de har forskjellige behov når det gjelder detaljstyring.

Alle trenger å ha basis prosess-støtte for sine ansatte, som for eksempel å kjøre lønn. Alle må ha kontroll på økonomien. Salg, logistikk og eventuelt produksjon må også håndteres, selv om behovene her varierer mye mellom bransjene. Noen systemer har alt dette, noen har kun deler av funksjonaliteten. I tillegg er det store forskjeller på hvor «dypt» de ulike systemene går og hvor fleksible de er.

Felles for disse bedriftene er at de grovt sett skal dekke et totalbehov for prosesstyring gjennom systemene sine.

Det første steget blir dermed å finne ut hva bedriften har behov for at ERP-systemet skal løse. Det høres kanskje enkelt ut. Men det kan være utfordrende. De ulike systemene behandler dette på ulike måter. Derfor er det en fordel å sondere markedet litt for å finne ut hvordan de ulike leverandørene kan møte dine behov. Det er ikke sikkert at
den løsningen som blir tenkt fram på kontoret får med seg
alt som er mulig i markedet. Leverandørene skal kunne være gode rådgivere for deg, her er en viktig balansegang mellom å fronte sine egne produkter og dekke kundens virkelige behov. Ingen er tjent med å tilby systemer som ikke blir brukt. Det er uansett noen hovedmåter å gruppere de ulike system mulighetene på.

1. Økonomisystemer

Det finnes mange systemer som dekker HR-prosesser, lønn og økonomi i samme system. Noen av systemene har også reiseregning og ulike former for fakturaskanning inkludert. De dekker dermed store deler av de administrative behovene knyttet til økonomistyring i ett og samme system. Hvis man ikke har behov for utvidet funksjonalitet som kanskje dekker flere land og tar høyde for logistikk og produksjon, så vil et slikt system være fornuftig å velge.

Hvis du velger et slikt system og i tillegg har behov innenfor salg, CRM, produksjon eller logistikk, så må disse enten dekkes av andre fagsystemer, eller manuelle rutiner/Excel.

Gode eksempler på norske økonomisystemer er: Tripletex, xLedger, PowerOffice GO, og UniMicro.

2. ERP-systemer for SMB markedet

Det å kalle noe for et ERP-system blir ofte et definisjonsspørsmål. I dette tilfellet brukes det om systemer som har moduler innenfor salg, logistikk eller produksjonsfunksjonalitet i tillegg til økonomi. Innholdet i systemene varierer veldig og dybden i funksjonaliteten varierer også. Noen systemer er veldig fleksible og kan tilpasses og videreutvikles individuelt for de ulike brukerne, mens andre systemer baserer seg mer på standardprosesser.

Det går et skarpt skille mellom de system som har funksjonalitet for produksjon og de som ikke har det. Noen velger å kjøre systemer som ikke har funksjonalitet for produksjon selv om de trenger dette. Da løses det enten med manuelle rutiner eller med egne fagsystemer som enten kjøres manuelt ved siden av eller som er integrert til økonomi-systemet. I denne gruppen av systemer er det globalt sett mange valgmuligheter.

I Norge er det hovedsakelig tre systemer som selges: Navision (Dynamics 365 Business Central), Visma.net og RamBase. Det er også flere andre systemer tilgjengelig i det norske markedet, for eksempel svenske Jeeves og Monitor.

3. ERP systemer for ENTERPRISE markedet

Historisk sett har flere mellomstore bedrifter i Norge valgt løsninger som var ment for enterprise-markedet. Tidligere var det færre systemer å velge mellom på markedet, slik at bedrifter måtte velge disse komplekse systemene for å dekke sine kompliserte prosesser. Flere av systemene har tidligere også vært bedre tilpasset mindre bedrifter, men så har systemene i senere år tatt bevisste valg for å levere til et høyere markedssegment.

Selv om enterprise-systemene ofte har de samme grunnfunksjonalitetene som SMB -systemene, har disse systemene ofte mye større konfigureringsmuligheter, støtte for komplekse prosesser, tilpasset flere land, komplisert logistikk osv. Derfor er de ofte også dyrere i oppsett og drift, sammenlignet med andre systemer.

Eksempler på slike systemer er IFS, Dynamics 365 for Finance and Operations (tidligere Dynamics AX), og Infor M3.

Hvordan skal systemet leveres?

For å regne på kostnaden av et ERP-system og kunne sammenligne ulike leverandører oppimot hverandre så er det viktig at sammenligningsgrunnlaget er mest mulig riktig.

Mange har fått med seg at «sky» er den nye måten å levere system på. Selve driftsmåten kan være viktig, men det er mer interessant å se hva som er inkludert i selve tjenesten som leveres. Teoretisk sett kan man oppnå samme tjenestenivå uansett hvordan selve systemet driftes. Det er egentlig snakk om hvem som skal gjør hvilken jobb og hvordan den skal faktureres.

Vi kan grovt sett dele systemleveransene inn i tre ulike modeller. Disse modellene har til dels store forskjeller i hvordan de fungerer i daglig drift for kunden.

1. Lokal løsning

Ved en lokal løsning så installeres systemet på kundens egen infrastruktur. Kunden er ansvarlig for å sikre riktig lisensiering av alt nødvendig utstyr samt å drifte dette skikkelig. Alt fra antivirus, til operativsystemoppdateringer er kundens ansvar.

Ved denne driftsformen er det vanlig å kjøpe lisensene og betale vedlikehold, eller å leie dem til månedspris.

Det er også vanlig å ha en underleverandør som tar seg av driften og forvaltningen av systemet, men dette er ofte en annen leverandør enn systemleverandøren for ERP. Oppgraderinger og ny funksjonalitet må her gjennomføres teknisk av kunden selv eller man kan kjøpe disse tjenestene hos andre. Det vanlige er å kjøpe dette etter behov.

Denne løsningen er fortsatt vanlig blant en del større bedrifter og også andre som har spesielle utfordringer knyttet til systemet.

2. Skyløsning

Sky-løsning er et lite presist begrep, det kan ligge flere ulike arkitekturer og måter å drifte systemer på i begrepet sky. En felles forståelse er som regel at leverandøren tar seg av driften av systemet og plasserer det enten i en «public» sky som Azure eller AWS, eller i en lokal sky hos leverandøren selv, eller i noe som kan minne mer om et tradisjonelt ASP – miljø.

Leverandøren tar seg av driften av systemet og passer også på at all infrastruktur er på plass, lisenser er tilstrekkelige osv. I tillegg så gjøres som regel oppdateringer og nye versjoner «tilgjengelige» for kunden, men de må involveres selv i selve oppgraderingene og betaler for rådgivningstimer og konsulenttimer for selve utførelsen. Prismessig er det vanlig at tjenesten deles inn i 3 ulike deler:

– Kunden betaler lisensene enten som leiekost per måned eller de kjøper lisensene og betaler en vedlikeholdskost per år etterpå. Dette gir tilgang til oppdateringer.

– Kunden betaler en fast avgift for drift. Denne inneholder det som behøves av infrastruktur, lisenser og databaser osv for å drifte systemet.

– Kunden betaler for tjenestene som utføres ved oppgraderinger og endringer i systemet. Det er selvsagt ingenting i veien for at dette kunne vært bakt inn i den faste kosten, men det vanlige er at dette holdes utenfor. Hovedårsaken er at heller ikke leverandøren kan forutse hvor kostnadskrevende fremtidige oppgraderinger vil bli.

3. Software as a Service (SaaS)

Dette er en ren tjenesteleveranse hvor leverandøren tar alt ansvaret for at systemet virker og er oppdatert til enhver tid. Det betyr at kundens ansvar begrenser seg til å lære seg å bruke systemet riktig. Alt annet er det leverandøren som skal sikre at fungerer.

Selve utførelsen av oppgraderinger varierer mellom ulike systemer. Noen kjører jevnlige små oppgraderinger, mens andre samler dem til større utgivelser. Noen tar ned systemet mens de oppgraderer, andre kan gjøre dette mens systemet kjører. Leverandøren har uansett ansvaret for å gjennomføre og teste oppdateringene.

Kostnaden for dette ligger som regel innbakt i abonnementsavgiften for systemet. Det betyr at kostnader som servere, andre lisenser, fremtidige oppgraderinger, nye endrede regler osv. vil være innbakt i denne abonnementskostnaden. RamBase leveres som et SaaS system.

Hvordan sammenligner man disse tjenestene?

Noen få systemer kan leveres på ulike måter, mens de fleste har kun en leveranseform. Dermed står man ofte ovenfor valget mellom to ulike systemer med ulik funksjonalitet og med ulik driftsform. Dette gjør antallet variabler mer komplisert. Når man skal sammenligne kost mellom disse tre hovedformene for leveranse så er det mye man må ta hensyn til. Ved første øyekast kan det se ut som at det er billigst å gjøre alt selv. Virkeligheten er ikke alltid slik. La oss gi noen konkrete elementer å ta stilling til.

Teknisk gjeld er et begrep som blir brukt for å prøve å sette en tallstørrelse på utfordringer innenfor systemer og infrastruktur som man skyver foran seg. Flere befinner seg i en situasjon hvor de har gamle versjoner av systemer som fungerer ok, men som «alle» vet at man må oppgraderes for å enten beholde leverandørsupport eller gamle servere må byttes ut osv. Ved å beholde utdaterte systemer går man også glipp av nye effektive arbeidsmetoder. Teknisk gjeld er summen man må investere for å komme opp til dagens nivå med disse systemene. Den investeringen kan bestå av mange ting, for eksempel: nye lisenser, tjenester i et oppgraderingsprosjekt, opplæring, ny infrastruktur, nye systemer for å dekke nye arbeidsformer osv. Dette er et tall som er vanskelig å regne seg fram til og som mange ledergrupper og styrer skyver foran seg. Dermed kan kostnadene, risikoen og konsekvensene bli veldig høye når man først bestemmer seg for å gjøre noe.

Oppgraderinger er et viktig element å vurdere, og det vanlige er å vurdere om selve driftsformen sikrer kontinuerlig oppgradering eller ikke. Både i skyløsninger og i lokale løsninger skal jevnlige oppdateringer legges inn. Det skal testes og oppgraderingene skal kjøres. Eksempler kan være når myndighetene endrer på momsreglene, når nye betalingsstandarder rulles ut eller nye lovkrav til EHF osv. I tillegg kommer bug-fikser og små tekniske oppdateringer fra leverandøren som går mer «under panseret» men som allikevel er viktige. Forskjellen blant de ulike systemene er hvordan kostnaden blir synlig for kunden. I tillegg kommer flere systemer med større hovedversjoner. Dette blir ofte litt mer enn tekniske oppgraderinger. For SaaS- løsningene er oppgraderinger inkludert i abonnementsprisen. For de andre driftsmodellene må dette løses sammen med leverandøren.

Lisenser og hardware er kostander man også må ta høyde for om man skal ha infrastrukturen selv. Her er det både løpende kostnader og avskrivningskost på investeringer. Nedskrevet hardware er ikke gratis. Det skal fortsatt driftes, og en fremtidig oppgradering av hardware må regnes inn. Og hvordan skal IT-support regnes inn? Hvor mye av tiden på IT-support hører egentlig til ERP-systemet?

Internkosten for administrasjon av systemene er et kostnadselement som det er lett å glemme, men som ofte kan være betydelig. Det er lett å telle timene som leverandørene har fakturert, men hvor mye tid bruker interne ressurser på koordinering av leverandører, intern testing, planlegging, oppfølging osv. Igjen så gjelder dette både for skyløsninger og for lokale løsninger.

Totalkostanden over tid vil variere basert på de ulike driftsformene. En ting som for mange er viktig i beslutningsfasen er selve finansieringen, likviditeten og forutsigbarheten i investeringen. Uten å ha de eksakte tallene på hver post er det vanskelig å sette opp denne, men her er det til dels store forskjeller i periodiseringen av kostnader. I dette regnestykket må også en evt supportavtale med brukerstøtte og kontinuerlig opplæring tas med.

Det siste kostnadselementet er selve implementeringen av systemet. Dette varierer også mellom de ulike systemene og det variere kanskje mer mellom de ulike systemene enn mellom de ulike driftsformene, men allikevel er det en slags etablert sannhet at implementeringen av både SaaS og sky-tjenester skal være lavere en lokale løsninger.

En illustrativ måte å synliggjøre forskjellene på ulike driftsformer er gjort av «The software report».

Hovedpoenget er at selv om lisenskostnadene på SaaS systemer kan synes høye så er de også en mye større andel av den faktiske totalkostnaden for å eie og benytte et system. De faktiske tallene vil selvsagt variere litt mellom systemer, men prinsippet om andelen av totalkostnaden er viktig her.

Kostnad og tid – hvordan ta den riktige beslutningen vedrørende kost?

Dette er det store spørsmålet, og det er kanskje ikke alltid mulig å sette en verdi på alle kostnadselementene. Det viktige arbeidet i beslutningsprosessen blir da å danne seg et så riktig bilde som mulig av følgende kostnadselementer:

Dette er bare noen eksempler for å belyse de ulike sidene og for å kanskje være i stand til å ta et mer informert valg når man skal velge systemet. Leverandørene skal kunne svare godt for seg på disse områdene, og det er ikke slik at det er et rett og et feil svar. Forslag til potensielle spørsmål å stille leverandørene kan være:

1. Hvordan håndteres endringer i norske lover og regler. Hvem oppdaterer løsningene, hvordan utføres dette og hva koster det å holde seg oppdatert?

2. Hvem har ansvaret for sikkerhet i løsningen. Teknisk sikkerhet, oppdaterte operativsystemer, backuper osv?

3. Hvordan skal systemet holdes oppdatert? Hvem skal gjøre hva, og hvor ofte skal systemet oppdateres. Hva er inkludert i prisen og hva må bestilles manuelt?

4. Hvordan gjør jeg hvis jeg vokser mye og legger til nye brukere på systemet? Hvordan sikrer jeg at systemet er stabilt og at ytelsen er like bra?

5. Hva gjør jeg hvis vi reduserer antall brukere av systemet? Hvor lenge på forhånd må jeg varsle og hvilke kostnader endrer seg?

6. Hvordan foregår implementeringen? Er det maler for norsk kontoplan og norsk rapportering og forhåndsdefinerte prosesser på plass, eller må alt bygges fra bunnen av?

Totalen av alle disse variablene gjør kunden bedre i stand til å vurdere de totale levetidskostandene (TCO) for systemet. Hvis man i tillegg finner et system og en leverandør man mener treffer på de funksjonelle kravene til bedriften, så er man nærmere å kunne ta et godt informert og mer forutsigbart valg.

Ønsker du en uforpliktende samtale om hvordan vi kan løse dine systemutfordringer?

Kontakt oss!