10 znaków, że Twoja firma potrzebuje nowoczesnego systemu ERP

Właściciele firm i kierownicy działów firm produkcyjnych mogą zauważyć "luki w pancerzu" dotyczące efektywności procesów biznesowych. Przykłady obejmują nie do końca poprawne poziomy zapasów, potencjalnie możliwe do uniknięcia błędy produkcyjne lub niemożność uzyskania dostępu do istotnych informacji biznesowych w odpowiednim czasie. O ile w przeszłości można było sobie poradzić z takimi wyzwaniami, to bez odpowiednich systemów mogą się one szybko nasilić i stworzyć silne bariery dla rozwoju i zwiększenia rentowności.

Te scenariusze mogą postawić pytanie, czy nowoczesne rozwiązanie Enterprise Resource Planning (ERP) może poprawić biznes? Oczywiście, system ERP może łączyć się z obawami trudności i koszty, które są całkowicie uzasadnione. Ale zbyt często, subiektywna akceptacja status quo może być osiągnięta zbyt wcześnie, zamykając wszelkie dalsze rozważania na temat bardziej szczegółowego przeglądu systemów.

Ale każdy, kto doświadczył pełnej awarii systemu albo sytuacji zawieszenia istniejących systemów informatycznych wie, w którym momencie trzeba przemyśleć wdrożenie nowoczesnego systemu ERP.

Nie jesteście Państwo sami! Producenci z sektora MŚP, którzy odnoszą największe korzyści z systemów ERP często spotykają się z podobnymi wyzwaniami i frustracjami. 

Poznajmy zatem 10 znaków, które świadczą, że rozwiązanie ERP może poprawić Twoją działalność:

Czy Twoja księgowość musi wykonywać wiele czynności związanych z ręcznym wprowadzaniem danych i przetwarzaniem papierowych faktur i zleceń sprzedaży? Czy wymaga przedzierania się przez wiele arkuszy kalkulacyjnych, aby uzgodnić lub skonsolidować informacje finansowe? Jest to typowy scenariusz dla firm z oddzielnymi lub słabo zintegrowanymi systemami księgowymi i operacyjnymi w porównaniu z pojedynczym systemem ERP w jednej bazie danych.

Czy masz nadmierną liczbę spotkań wewnętrznych, aby podzielić się statusem quo w zakresie operacji lub musisz odwiedzić halę produkcyjną, aby dowiedzieć się, co faktycznie się dzieje? Czy musisz ponownie wprowadzać informacje o zmianach inżynieryjnych i BOM-ach do systemu zarządzania łańcuchem dostaw?

Nowoczesne systemy ERP umożliwiają stworzenie jednej wersji danych poprzez wdrożenie w pełni zintegrowanej bazy danych we wszystkich funkcjach, co umożliwia skuteczną komunikację na całej platformie. Co więcej, rozwiązania ERP w chmurze oferują pełny dostęp do systemów dla pracowników mobilnych - czy to z domu, czy z wielostanowiskowych hal sklepowych i magazynów, czy też dla pracowników sprzedaży i serwisu w terenie.

Używanie arkuszy kalkulacyjnych do wspierania kluczowych procesów i operacji biznesowych jest wyraźnym sygnałem ograniczeń używanych systemów. Czy Twoi pracownicy pracują poza systemem i tworzą własne procesy, aby wykonywać swoją pracę bardziej efektywnie?

Ten sposób pracy otwiera drzwi do potencjalnych błędów, jakości danych i problemów z kontrolą wersji i hamuje dzielenie się kluczowymi informacjami. Z nowym systemem ERP, te problemy będą przeszłością, jak nowy system ERP będzie zintegrować funkcje wielu działów w ramach jednej bazy danych.

Czy spędzasz zbyt wiele czasu na zestawianiu i rozumieniu danych? Nowoczesna inteligencja biznesowa dotycząca poziomów zapasów, zamówień sprzedaży, miejsc w cyklu produkcyjnym i dostępu do bazy wiedzy ma kluczowe znaczenie. Zamiast wnosić większą wartość dodaną do firmy, spędzanie czasu na poszukiwaniu informacji może być frustrujące, nie wspominając o kosztach. 

Przewaga konkurencyjna zależy od sprawności biznesowej, szybkości wprowadzania na rynek i podejmowania decyzji na podstawie danych. Z nowoczesnym systemem ERP, można uzyskać dostęp do scentralizowanych, kontrolowanych wersji dokumentów, uzyskać wgląd w czasie rzeczywistym do procesów biznesowych, i zobaczyć, jak działają w innych działach.

Poleganie na jednej lub dwóch ważnych osobach, które posiadają klucz do wiedzy o procesach biznesowych lub sposobach pracy, stanowi znaczne ryzyko dla firmy. W miarę rozwoju firmy może się okazać, że nie posiadasz w pełni udokumentowanych procesów biznesowych, które wspierają aktualne metody pracy. Jesteś dodatkowo narażony, jeśli Twoje systemy zależą od kluczowej osoby w firmie lub zewnętrznego konsultanta, który pomaga i zarządza systemem "legacy". A co jeśli odejdą, przejdą na emeryturę lub wygrają na loterii? Co się stanie, gdy te kluczowe osoby są na wakacjach lub chorobowym? Jak łatwo jest na pokładzie nowych członków personelu?

Nowoczesne systemy ERP są wspierane przez w pełni zautomatyzowane procesy biznesowe i zapewniają intuicyjne przepływy procesów, dzięki czemu Twoja firma może lepiej się rozwijać i być bardziej konkurencyjna.

Twoja firma odnosi sukcesy, ponieważ szczyci się tym, że zachwyca klientów i zapewnia, że spełniasz ich potrzeby. Jednak w miarę rozwoju firmy, utrzymanie tego samego poziomu obsługi klienta może być wyzwaniem. Może być trudno nadążyć z odpowiadaniem na terminowe, dokładne oferty, czasy realizacji mogą się wydłużyć, a do zamówienia mogą wkradać się błędy. Bez odpowiedniego systemu zorientowanego na klienta, możesz nie mieć natychmiastowego dostępu do właściwych informacji lub kontrolować procesy biznesowe, aby uniknąć problemów z klientami. 

Nowoczesny system ERP obejmuje cały proces quote-to-cash, z pełną widocznością informacji w czasie rzeczywistym dla lepszego zarządzania zamówieniami i nadzoru nad dostawami i usługami. Pomaga to uniknąć problemów z klientami, a w najgorszych scenariuszach ostrzega o problemie, zanim będzie za późno. Zintegrowany moduł zarządzania relacjami z klientami (CRM) umożliwia głębsze zaangażowanie w relacje z klientami i rozwijanie pozytywnych, zorientowanych na wzrost relacji. 

Być może jesteś rozwijającą się firmą, ale być może nie widzisz oczekiwanego wzrostu rentowności. Źle zarządzane koszty z czasem tylko się potęgują. Potrzebujesz systemu, aby wiedzieć, gdzie wszystko jest i zbierać dane o kosztach - zarządzane w czasie rzeczywistym, do analizy, aby pomóc zobaczyć, jak poprawić zyski. Być może zatrudniasz dodatkowych pracowników, aby wypełnić luki administracyjne spowodowane słabymi procesami, które nie nadążają za biznesem. Te problemy mogą być rozwiązane przez wdrożenie bardziej efektywnego połączonego systemu ERP.

Gotówka jest królem, zwłaszcza w obecnym klimacie gospodarczym, a zapasy wiążą gotówkę. Załóżmy, że posiadasz więcej surowców, produkcji w toku (WIP) lub zapasów wyrobów gotowych niż potrzebujesz lub chcesz. W tym przypadku, to pewny znak, że brakuje środków do pomiaru i śledzenia zapasów skutecznie.

Oprogramowanie ERP zapewnia najlepsze wsparcie dla stałych ilości i wartości zapasów oraz ostrzeżeń o przekroczeniu limitów. Pomaga również zredukować kosztowne zapasy dzięki zastosowaniu podejścia do optymalizacji zapasów KanBan - uruchamianego przez popyt klientów i preferowane minimalne poziomy zapasów.

Wiemy, że problemy związane z globalnym łańcuchem dostaw nie znikną w najbliższym czasie. Musisz jednak upewnić się, że Twoje systemy nie powodują wąskich gardeł, takich jak czasochłonne procesy zaopatrzenia, decyzje o tym, czy produkować, czy kupować, lub zaopatrywać się w produkty u alternatywnych dostawców.

Nowoczesny system ERP zapewnia widoczność łańcucha dostaw end-to-end z w pełni zintegrowanym planowaniem zapotrzebowania materiałowego (MRP) poprzez sprzedaż, zapasy, zakupy, BOM, do kontroli produkcji, z obsługą pełnej identyfikowalności na każdym poziomie. Ponadto, można uczynić swoje procesy zamówień bardziej usprawnione, zautomatyzowane i wydajne, umożliwiając swoim dostawcom komunikować się bezpośrednio z Tobą za pośrednictwem bezpiecznego środowiska internetowego.

Wreszcie, jednym z najbardziej oczywistych sygnałów, że powinieneś rozważyć nowy system ERP, jest brak wsparcia IT, którego potrzebujesz.

Może się zdarzyć, że pracownicy nie będą w stanie rozwiązać problemów bez uciekania się do kosztownego wsparcia ze strony dostawcy IT. Korzystanie z wielu systemów może powodować konflikty interesów i "grę w obwinianie", który system powoduje problemy. Jeśli zgłoszenia do pomocy technicznej lub żądania zmian nie są obsługiwane w odpowiednim czasie, może to oznaczać, że systemy zbliżają się do końca okresu eksploatacji. Ostatecznie, jeśli oprogramowanie, baza danych lub systemy operacyjne nie są aktualizowane, firma może być narażona na cyberataki.

Nowoczesny, pojedynczy, obejmujący całą firmę system ERP obsługiwany przez jednego dostawcę zmniejszy to ryzyko. Opcje ERP w chmurze zapewniają ciągłe aktualizacje oprogramowania z nowymi funkcjami, zapewniając ciągłość działania firmy.

Za iloma znakami podążasz?

Jeśli dotarłeś do tego miejsca, być może jest to dla Ciebie niezbyt przyjemna lektura, szczególnie jeśli dotyczy to Twojej firmy. Dobra wiadomość jest taka, że bierzesz udział w tworzeniu sukcesu produkcyjnego, więc pomyśl o możliwościach jakie czekają, jeśli uda Ci się rozwiązać te problemy!

Nowoczesny, pojedynczy, obejmujący całą firmę system ERP obsługiwany przez jednego dostawcę zmniejszy to ryzyko. Opcje ERP w chmurze zapewniają ciągłe aktualizacje oprogramowania z nowymi funkcjami, zapewniając ciągłość działania firmy.

Nowoczesny system ERP w chmurze, taki jak RamBase, jest specjalnie zaprojektowany, aby sprostać tym wyzwaniom i zabezpieczyć firmę na przyszłość. RamBase jest idealnym rozwiązaniem dla małych i średnich firm, które wytwarzają wysokiej jakości produkty fizyczne w branżach podlegających ścisłym regulacjom. Jest zbudowany dla chmury z najlepszymi procesami, aby w pełni wspierać Twoją firmę.