Sześć miesięcy z RamBase: droga firmy Mitac od go-live do rezultatów

Sześć miesięcy temu udzielenie odpowiedzi na zapytanie klienta mogło zająć Angelinie Persson dziesięć minut lub więcej, przełączając się między plikami Excel, systemami wewnętrznymi i harmonogramami produkcji, aby uzyskać pełną odpowiedź. Dziś, jako dyrektor operacyjny w Mitac, ma te same informacje na wyciągnięcie ręki w ciągu kilku sekund.

Różnica? RamBase Cloud ERP.

"Wszystko, czego potrzebujemy, jest teraz w jednym miejscu" - mówi Persson. "Dane w czasie rzeczywistym, pełna identyfikowalność, natychmiastowe odpowiedzi. To zmieniło nasz sposób działania".

Dla tej 40-osobowej firmy, sześć miesięcy od uruchomienia systemu było odkrywaniem, co jest możliwe, gdy informacje przepływają swobodnie i wszyscy pracują z tego samego źródła informacji. Oto ich szczera, niefiltrowana relacja z tego, co faktycznie wydarzyło się w ciągu pierwszych sześciu miesięcy po włączeniu systemu.

Weryfikacja rzeczywistości: Co tak naprawdę się zmieniło?

Od domysłów do pewności

Przed RamBase firma Mitac nie miała ujednoliconego systemu biznesowego. Znalezienie informacji oznaczało przeszukiwanie arkuszy kalkulacyjnych, e-maili i plików lokalnych. Miało to wpływ na każdy dział:

Produkcja:

"Dla mnie różnica jest ogromna" - mówi Sanna Virtanen, kierownik produkcji. "Wcześniej pracowałam z szacunkami i założeniami. Teraz mogę śledzić cały przepływ produkcji od dostawy do dostawy i widzieć rzeczywistość tak, jak ona faktycznie wygląda".

To przejście od szacunków do rzeczywistości zmienia wszystko. Sanna może teraz wprowadzać wszystkie niezbędne informacje, dokładnie kontrolować, kto co widzi i śledzić zależności w całym procesie produkcyjnym.

"To fantastyczne" - mówi. "Zamiast nieustannie szukać informacji w wielu miejscach, teraz są one łatwo dostępne".

Przejrzystość zmieniła nawet sposób, w jaki Mitac współpracuje z klientami.

"Zmusza nas wszystkich do większej strukturyzacji" - dodaje Sanna. "I zmusza klientów, by również stali się bardziej zorganizowani".

Sanna Virtanen, kierownik produkcji w Mitac

Sprzedaż i zakupy:

"Mam kontrolę nad wszystkim w sposób, w jaki nigdy wcześniej tego nie robiłem" - mówi Adam Bergqvist. "Mogę śledzić przepływ i wyraźnie widzieć, czy coś musi zostać zamówione u dostawcy. Wcześniej było to "tak, myślę, że to mamy", więcej zgadywania. Teraz mogę to zobaczyć bezpośrednio w RamBase, zamiast logować się do kilku systemów lub wysyłać e-maile do dostawców z zapytaniem. Nie musimy już myśleć, że wiemy. Teraz wiemy."

Adam Bergqvist, dział sprzedaży i zakupów w Mitac

Ta pewność eliminuje całą kategorię problemów: obiecywanie terminów dostaw w oparciu o przypuszczenia, panikowanie, gdy stan magazynowy nie odpowiadał oczekiwaniom, oraz konsekwencje tego dla zaufania klientów i harmonogramów produkcji.

Śledzenie czasu staje się realne

Jednym z najbardziej namacalnych usprawnień było rejestrowanie czasu pracy. Wcześniej operatorzy wypełniali papierowe formularze, nie wiedząc tak naprawdę, ile czasu spędzili nad każdą częścią. Dziś jest to mierzalne dzięki RamBase.

"To znacznie ułatwia monitorowanie i ustalanie wymagań dotyczących czasu trwania zadań" - mówi Angelina. "Koniec ze zgadywaniem, tylko dane".

Ta zmiana umożliwia dokładne kalkulowanie kosztów pracy, ujawnia wcześniej niewidoczne wąskie gardła i stanowi podstawę do ciągłego doskonalenia. Wiedząc, ile czasu faktycznie zajmują poszczególne zadania, można podejmować świadome decyzje dotyczące cen, wydajności i optymalizacji procesów.

Pełna identyfikowalność zmienia jakość

System zapewnia kompleksową widoczność: kiedy coś zostało zakupione, kiedy dotarło, do czego jest używane i gdzie znajduje się w produkcji.

"Teraz możemy śledzić wszystko" - wyjaśnia Angelina. "Jeśli pojawi się problem z jakością, możemy szybko znaleźć jego źródło. Widzimy też wzorce, które mogą wskazywać na problemy, zanim staną się one poważnymi incydentami. Taka widoczność była wcześniej niemożliwa".

Przejrzystość między działami oznacza mniej niespodzianek. Produkcja może teraz wyraźnie zobaczyć, kiedy wszystkie komponenty zostały dostarczone, a kiedy nie, eliminując nieporozumienia, które wcześniej były rutyną.

"Sytuacje typu "nie wiedziałem, że ten komponent nie dotrze" są coraz rzadsze" - mówi Sanna.

Podejście do wdrożenia: najpierw pewność, potem tempo 

Jednym z najbardziej uderzających aspektów podróży Mitac jest ich przemyślane tempo.

"Wdrożenie było przejrzystym procesem" - mówi Angelina. "Szkoliliśmy działy stopniowo, dając każdemu czas na uczestnictwo, naukę i poczucie komfortu. Posuwaliśmy się naprzód powoli i celowo - był to bezpieczny i dobry sposób na przyjęcie nowego systemu przez wszystkich w organizacji".

To etapowe podejście przyniosło kilka korzyści:

• Zmniejszony opór, gdy ludzie nie są przytłoczeni
• Wczesne zwycięstwa, które zbudowały dynamikę i zaufanie
• Organizacyjne uczenie się, które pozwoliło odkryć optymalne przepływy pracy
• Trwała zmiana osadzona w codziennych operacjach

Dla firm rozważających podobne zmiany, podejście Mitac stanowi cenny kontrapunkt dla pospiesznych wdrożeń. Szybkość liczy się mniej niż zrównoważony rozwój.

Co dalej: Rozwijanie się wraz z systemem

Po sześciu miesiącach Mitac szczerze przyznaje, że jest na wczesnym etapie podróży. Pracują nad wyodrębnieniem kompleksowych wskaźników KPI dotyczących konkretnych wzrostów wydajności i wskaźników redukcji błędów. Te liczby dopiero nadejdą.

Ale jakościowa poprawa jest już wyraźna:

• Decyzje podejmowane są szybciej, ponieważ dane są natychmiast dostępne
• Nieporozumienia zmniejszyły się dzięki wspólnej widoczności
• Dokładność zapasów zmieniła się ze zgadywania w pewność
• Obsługa klienta poprawiła się dzięki szybszym i dokładniejszym odpowiedziom.

Być może najważniejsze jest to, że Mitac zainwestował w RamBase na wczesnym etapie rozwoju, zanim nieefektywność stała się kryzysem.

"Nie czekaliśmy, aż wszystko się zepsuje" - mówi Angelina. "Dzięki temu możemy skalować z pewnością siebie wraz ze wzrostem popytu, zamiast nadrabiać zaległości w infrastrukturze".