Sex månader med RamBase Cloud ERP: Mitacs resa från go-live till resultat

För sex månader sedan kunde det ta Mitacs operativa chef Angelina Persson tio minuter eller mer för att svara på en kunds orderförfrågan, eftersom hon behövde växla mellan Excel-filer, interna system och produktionsscheman för att få fram ett komplett svar. I dag har hon samma information tillgänglig på bara några sekunder.

Skillnaden? RamBase Cloud ERP.

"Allt vi behöver finns samlat på ett och samma ställe nu," säger Persson. "Data i realtid, fullständig spårbarhet, och snabba svar. Det har förändrat hela vårt sätt att arbeta."

För den 40-personer stora verksamheten har de sex månader som gått sedan go-live handlat om att upptäcka vad som blir möjligt när information kan flöda fritt och alla arbetar från samma pålitliga källa. Det här är deras ärliga och ofiltrerade redogörelse för vad som faktiskt händer under de första sex månaderna efter att de tryckt på startknappen.

Från magkänsla till fakta

Före RamBase hade Mitac inget enhetligt affärssystem. För att hitta information var man tvungen att leta igenom kalkylblad, e-postmeddelanden och lokala filer. Detta påverkade i praktiken hela organisationen:

Produktion:

"Skillnaden för mig är enorm," säger Sanna Virtanen, produktionschef. "Tidigare arbetade jag med uppskattningar och antaganden. Nu kan jag följa hela produktionsflödet, steg för steg, och se hur verkligheten faktiskt ser ut."

Den här skiftet från att uppskatta till att veta förändrar allt. Sanna kan nu registrera all nödvändig information, kontrollera exakt vem som ser vad och spåra beroendeförhållanden genom hela produktionsprocessen.

"Det är fantastiskt," säger hon. "I stället för att hela tiden söka efter information på flera ställen finns den nu till hands direkt."

Transparensen har även förändrat Mitacs sätt att arbeta med kunderna.

"Det gör att vi alla måste bli mer strukturerade," tillägger Sanna. "Och det får kunderna att bli mer strukturerade också."

Sanna Virtanen, produktionschef på Mitac

Försäljning och inköp:

"Jag har kontroll på ett sätt som jag aldrig haft förut," säger Adam Bergqvist. "Jag kan följa hela flödet och direkt se om något behöver restnoteras från en leverantör. Tidigare var det mest 'ja, jag tror att vi har det,' rena gissningar. Nu ser jag det direkt i RamBase utan att behöva logga in i flera system eller mejla leverantörer för att fråga. Vi behöver inte längre tro att vi vet. Nu vet vi."

Adam Bergqvist, försäljning och inköp på Mitac

Denna säkerhet eliminerar en hel kategori av problem: att sätta leveransdatum baserat på antaganden, stressen när lagret inte stämmer och de konsekvenser det får för kundernas förtroende och produktionsplaneringen.

Tidrapportering på riktigt

En av de mest konkreta förbättringarna märks i tidrapporteringen. Tidigare fyllde operatörerna i pappersblanketter utan att egentligen veta hur lång tid de faktiskt hade lagt på varje arbetsmoment. I dag går det att mäta direkt i RamBase.

"Det gör det mycket enklare att följa upp och ställa krav på hur lång tid olika arbetsuppgifter bör ta," säger Angelina. "Inga fler gissningar, bara data."

Den här förändringen gör det möjligt att beräkna kostnader för uppgifter på ett mer korrekt sätt, synliggör flaskhalsar som tidigare var osynliga och skapar grunden för ständig förbättring. När du vet hur lång tid olika moment faktiskt tar kan man fatta välgrundade beslut om pris, kapacitet och hur processerna skall optimeras.

Fullständig spårbarhet förändrar kvalitetsarbetet

Systemet ger fullständig översikt: när något köptes in, när det anlände, vad det används till och var det befinner sig i produktionen.

"Vi kan spåra allt nu," förklarar Angelina. "Om det uppstår ett kvalitetsproblem kan vi snabbt hitta källan. Dessutom kan vi se mönster som kan tyda på problem innan de blir till större incidenter. Den typen av insyn var omöjlig tidigare."

Den ökade insynen mellan avdelningarna leder till färre överraskningar. Produktionsavdelningen kan nu tydligt se när alla komponenter har anlänt och när de inte har gjort det, vilket eliminerar de  missförstånd som tidigare var vanliga.

"Situationer som 'jag visste inte att den komponenten inte skulle komma' blir alltmer sällsynta," säger Sanna.

Implementeringsfilosofin: Förtroende före tempo

En av de mest påtagliga aspekterna av Mitacs resa är deras medvetna tempo."Implementeringen har varit en transparent process," säger Angelina. "Vi har utbildat avdelningarna steg för steg och gett alla tid att delta, lära sig och bli trygga. Vi har gått framåt långsamt och medvetet. Det har varit ett tryggt och bra sätt för alla i organisationen att ta till sig det nya systemet."

Detta stegvisa tillvägagångssätt gav flera fördelar:

• Minskat motstånd när medarbetarna inte överväldigas
• Tidiga vinster som skapade drivkraft och självförtroende
• Organisatoriskt lärande som gjorde det möjligt att upptäcka optimala arbetsflöden
• Hållbar förändring inbäddad i den dagliga verksamheten

För företag som överväger liknande övergångar visar Mitacs tillvägagångssätt värdet av att ta det lugnt. Hållbarhet är viktigare än hastighet.

Nästa steg: Utvecklas med systemet

Efter sex månader är Mitac öppna med att de fortfarande befinner sig i början av resan. De jobbar med att ta fram heltäckande KPI:er kring specifika effektivitetsvinster och mått på felreduktion. Dessa siffror kommer snart.

Men de kvalitativa förbättringarna är redan tydliga:

• Beslut kan fattas snabbare tack vare direkt tillgång till data 
• Missförstånd har minskat tack vare gemensam insyn
• Lagerprecisionen har gått från uppskattningar till full kontroll
• Kundservicen har förbättrats genom snabbare och mer korrekta svar

Kanske viktigast av allt: Mitac investerade i RamBase Cloud ERP tidigt i sin tillväxtresa, innan ineffektivitet blev ett problem.

"Vi väntade inte tills saker och ting var trasiga," säger Angelina. "Det gör att vi kan skala upp med tillförsikt när efterfrågan ökar, i stället för att hela tiden ligga steget efter infrastrukturen."