Styrning & Kontroll

Verksamhetsstyrningen är inte problemet. Osammanhängande processer och data är.

De flesta tillverkande företag saknar inte processer eller kontroller. De har ERP-system, dokumenterade rutiner, kontrollplaner, utbildningsregister och etablerade sätt att hantera kvalitetsproblem. Tillverkare i reglerade branscher kan dessutom arbeta enligt standarder och ackrediteringar som ISO 9001, AS/EN 9100, IATF 16949 eller Nadcap.

På pappret har verksamheten kontroll. Utmaningen är att se till att kontrollerna fortsätter att fungera när produktionstrycket ökar, material byts ut, leverantörer sviker eller medarbetare flyttas mellan olika arbetsuppgifter.

En operatör kan följa en inaktuell instruktion. En processändring kanske inte når alla som berörs. Inspektionsprotokoll kan vara svåra att hitta. Ett leverantörsproblem kan lösas utan att allt berört lager och alla kundorder som påverkas identifieras. Var för sig kan problemen verka hanterbara. Tillsammans kan de leda till omarbete, ta värdefull kapacitet i anspråk, försena leveranser och öka den operativa risken.

Det är här gapet i verksamhetsstyrning och kontroll uppstår: mellan hur verksamheten ska fungera och hur arbetet faktiskt utförs i praktiken.

Verksamhetsstyrning är en operativ fråga

Verksamhetsstyrning kan låta som något som hör hemma i styrelserummet. Inom tillverkning påverkar det det dagliga arbetet och de beslut som fattas.

Vem är behörig och kompetent att utföra en arbetsuppgift?
Vilken ritning eller instruktion är den gällande?
Användes rätt material?
Genomfördes alla obligatoriska kontroller?
Vem kan godkänna ett inköp, en processändring eller en dispens?
Kan verksamheten bevisa vad som hände om en kund eller revisor frågar?

Svaren på dessa frågor påverkar mycket mer än regelefterlevnad. De påverkar produktkvalitet, leveransförmåga, kundernas förtroende, leveranskedjans motståndskraft och marginaler. God verksamhetsstyrning skapar tydliga ansvarsområden, beslutsbefogenheter och kontroller. Den ger också medarbetarna den information de behöver för att utföra arbetet konsekvent och fatta bättre beslut.

När informationen finns, men kontrollen saknas

I många tillverkande företag är viktig information utspridd över flera system och format.

Affärs- och produktionsverksamheten hanteras kanske i ett ERP-system. Styrande dokument lagras i delade mappar. Kompetensregister förs i kalkylblad. Avvikelser följs upp i en separat kvalitetsapplikation. Medarbetarna fyller sedan luckorna med e-post, pappersblanketter och kunskap som bara finns hos enskilda personer.

Informationen kan finnas någonstans i verksamheten. Det betyder inte nödvändigtvis att den är fullständig, aktuell, säker eller tillgänglig när någon behöver den.

Ett godkänt dokument garanterar inte att en operatör hittar rätt version där arbetet utförs. Ett utbildningsintyg visar inte alltid att en person har rätt kompetens för att utföra en viss uppgift. Att en korrigerande åtgärd avslutas innebär inte i sig att grundorsaken har åtgärdats eller att problemet inte kan uppstå igen.

Från dokumenterad regelefterlevnad till kontroll i den dagliga verksamheten

En revision kan bekräfta att kontroller finns. Effektiv verksamhetsstyrning bidrar till att kontrollerna faktiskt följs i den dagliga verksamheten.

För tillverkare inom flyg och försvar, elektronik, metall, precisionsteknik och andra sektorer med höga krav på spårbarhet innebär det att kunna visa vad som har hänt under en produkts hela livscykel. En tillverkare kan behöva spåra en färdig produkt tillbaka via det ursprungliga kundkravet, produktrevisionen, materialbatcher, leverantörer, produktionsoperationer, medarbetare och kontrollresultat.

Det underlaget ska inte behöva rekonstrueras strax före en revision eller kundgranskning. Det ska skapas som en del av själva arbetet.

Var finns luckorna i er verksamhetsstyrning?

Fundera på hur snabbt ert företag kan fastställa:

Vem som utförde arbetet
Om personen var kompetent
Vilken instruktion eller ritning som följdes
Vilka material som användes
Vilka kontroller som genomfördes
Hur avvikelser och problem löstes

Om det krävs flera system, kalkylblad och e-posttrådar för att besvara de här frågorna kan det finnas ett glapp mellan era dokumenterade processer och hur verksamheten faktiskt fungerar.

God verksamhetsstyrning handlar inte om mer pappersarbete. Det handlar om att säkerställa att godkända processer återspeglas i hur arbetet faktiskt utförs.