Styrning & Kontroll

Bygg in kontroll, kvalitet och dokumentation i det dagliga arbetet

Det mest tillförlitliga kvalitetsunderlaget samlas in medan arbetet pågår. Operatörer ska kunna komma åt aktuella instruktioner där arbetet utförs, även på en mobil enhet när det passar. Verksamheten bör också veta om medarbetarna har läst viktiga revisioner och har den kompetens som krävs för varje arbetsuppgift.

Material, produktionsaktiviteter och kontrollresultat ska tillsammans ge en tillförlitlig och spårbar produkthistorik. Avvikelser ska registreras där de uppstår och kopplas direkt till berörd produkt, order, operation eller leverantör.

Verksamheten kan sedan utreda grundorsaken, vidta korrigerande åtgärder och vid behov uppdatera dokument eller kompetenskrav. Det går också att följa upp om åtgärderna har haft avsedd effekt och om samma problem återkommer.

Detta skapar ett tydligare samband mellan att utföra arbetet och att lära av det. Kvalitet blir en integrerad del av den dagliga verksamheten i stället för något som dokumenteras i efterhand.

Gör aktuell information tillgänglig där arbetet utförs

Dokumentstyrning fungerar bara om medarbetarna kan hitta och använda rätt information.

När tillverkningsföretag kopplar samman dokument med kompetensregister, kvalitetshändelser, risker och uppföljande åtgärder blir det enklare att säkerställa att viktig information når rätt personer. En bekräftelse på att informationen har lästs och förståtts kan visa att en reviderad version har tagits emot. Kompetenskrav kan tydliggöra vem som har rätt kompetens för specifika arbetsuppgifter och var det finns behov av ytterligare utbildning.

På så sätt blir dokumentstyrning mer än bara lagring av godkända dokument. Instruktionerna blir en integrerad del av det operativa arbetsflödet.

Fånga avvikelser där de uppstår

En avvikelse ska inte bli ett isolerat ärende som blir liggande på kvalitetsavdelningen.

Medarbetarna ska kunna rapportera avvikelser, incidenter, observationer och förbättringsförslag där arbetet utförs. Händelserna kan sedan utredas, grundorsaken identifieras och korrigerande åtgärder vidtas. Dashboards kan synliggöra återkommande problem och åtgärder som inte genomförts i tid.

Strukturerade revisioner, inspektioner och s.k. Gemba walks kan också hjälpa chefer att jämföra fastställda processer med hur arbetet faktiskt utförs. Iakttagelser kan registreras och uppföljande åtgärder tilldelas direkt.

Resultatet blir snabbare återkoppling mellan det som händer i verksamheten, det man lär sig och de förbättringar som genomförs.

FAIR utan den tidskrävande jakten på dokument

Rapporter från förstaartikelkontroll (FAIR, First Article Inspection Reports) visar vilken skillnad sammanhängande processer och data kan göra. När tillverknings-, kontroll- och komponentdata finns på olika ställen kan det krävas mycket manuellt arbete för att ta fram en FAIR. Medarbetarna måste leta fram ritningar, materialinformation, kontrollresultat och annat underlag innan de kan sammanställa den dokumentation som krävs. Det sker ofta mot slutet av produktionen, när information som saknas är svårare att få fram och kunden väntar.

On-Systems är en framstående leverantör av specialdesignade strömförsörjningsprodukter för krävande branscher som flyg, försvar, marin och industriell elektronik. Med RamBase kopplar företaget samman tillverkning, ekonomi och leveranskedja. Komponentspårbarheten sträcker sig från inköp och produktion till slutmontering.

Tekniska dokument och stycklistor (BOM) hanteras i strukturerade arbetsflöden för versionshantering och godkännande. Eftersom data om produktion, spårbarhet och kontroller tillsammans med kvalitetsdokumentation samlas i ett sammanhängande system, har RamBase bidragit till att minska det manuella arbetet med att ta fram och följa upp FAIR-rapporter.

Produkthistoriken behöver inte sammanställas i efterhand. En stor del av underlaget finns redan på plats eftersom informationen registreras löpande under arbetets gång.

Verksamhetsstyrning som driver ständiga förbättringar

När dokument, kompetens, risker, produktionsdata och kvalitetshändelser hänger ihop kan tillverkningsföretag hantera problem mer strukturerat och konsekvent.

De kan identifiera vad som har hänt och varför, avgöra vad som behöver förändras och följa upp om åtgärderna har haft avsedd effekt. Det ger bättre förutsättningar för regelefterlevnad med mindre administration, mer enhetliga processer och färre oväntade problem.

Effektiv verksamhetsstyrning skapar dokumentation och spårbarhet som en del av det dagliga arbetet. Informationen behöver inte återskapas i efterhand när produktionen redan är avslutad.