I ett tillverkande företag sker inte kvalitetsarbetet efter att produktionen är klar. Kvalitet är en del av hur produktionen genomförs. Material ska kunna spåras. Processer ska följas. Dokumentation ska finnas tillgänglig. Avvikelser ska identifieras och hanteras. Och företaget måste kunna visa att verksamheten uppfyller relevanta krav. 

Ändå hanterar många företag fortfarande ERP och kvalitetsledning i separata system.

Båda systemen har viktiga uppgifter. Men när de fungerar oberoende av varandra kan det bli svårare att koppla kvalitetskraven till aktiviteterna, informationen och besluten i den dagliga verksamheten. När ERP och kvalitetsledning däremot hänger ihop är kvalitet inte längre ett tillägg. Det blir en del av ryggraden i företaget.

 

Kvalitet hör hemma i den operativa verksamheten 

ERP-systemet hjälper verksamheten att styra de centrala affärsprocesserna, från inköp och lager till produktion, försäljning och ekonomi. Ett kvalitetsledningssystem, eller QMS, stödjer de processer som ska säkerställa att arbetet utförs konsekvent, att krav uppfylls och att problem hanteras. Det kan bland annat omfatta dokumentstyrning, processhantering, riskhantering och avvikelsehantering.

Dessa uppgifter hänger nära ihop. En produktionsprocess kan vara beroende av godkänd dokumentation, definierade arbetsinstruktioner, spårbarhetskrav och rutiner för att hantera avvikelser. Kvalitetsinformation existerar därför inte oberoende av verksamheten. Den påverkar hur arbetet utförs och hur verksamheten dokumenterar att det har gjorts rätt.

När ERP och QMS finns i separata system kan medarbetarna behöva navigera mellan flera system för att hitta den information de behöver. Det blir ofta mer krävande att säkerställa enhetlighet mellan processer och dokumentation.

När systemen samverkar kan kvalitetsprocesserna kopplas tätare till det operativa sammanhang de ingår i. Kvalitetsledning skapar större värde när den är en del av verksamheten – inte bara ett system runt den.

 

Från avvikelsehantering till enhetlig kvalitetsledning 

Traditionellt har kvalitetsledning lagt stor vikt vid att identifiera, dokumentera och hantera avvikelser. Det är fortfarande viktigt. Men kvalitetsarbete handlar också om att styra de processer, dokument, ansvarsområden och risker som ska bidra till att förebygga problem.

Det kräver att kvalitetsarbetet hänger ihop i hela verksamheten. Tänk dig ett tillverkande företag där medarbetarna måste ha tillgång till rätt arbetsinstruktioner, följa definierade processer och dokumentera avvikelser när något inte går som planerat. En sammanhängande lösning gör det enklare att koppla relevant dokumentation och kvalitetsprocesser till den operativa arbetsvardagen.

I stället för att kvalitet blir en separat administrativ uppgift blir den en naturlig del av det dagliga arbetet. Målet är inte bara att digitalisera befintliga kvalitetsaktiviteter. Det är att göra kvalitet enklare att styra som en del av verksamheten.

 

En sammanhängande lösning. Bättre operativ överblick

Värdet av att koppla samman ERP och QMS handlar om mer än att minska antalet system som medarbetarna måste använda. Det handlar om att koppla samman information och processer som redan är beroende av varandra.

Enklare tillgång till relevant information
Medarbetare behöver tillgång till rätt dokumentation och rätt instruktioner när arbetet utförs. När kvalitetsprocesserna kopplas till de operativa arbetsflödena kan relevant information bli lättare att hitta och använda.

Bättre spårbarhet och dokumentation
Tillverkande företag har ofta stränga krav på dokumentation, spårbarhet och kvalitet. När operativ information och kvalitetsinformation hänger ihop får verksamheten en bättre utgångspunkt för att dokumentera vad som har hänt, vilka processer som gäller och vilken dokumentation som finns.

Mer sammanhängande processtyrning
Kvalitetsprocesserna bör spegla hur arbetet faktiskt utförs. När processdokumentation, ansvarsområden och operativa aktiviteter hänger tätare ihop blir det enklare att arbeta konsekvent och identifiera områden där processerna kan förbättras.

Bättre koppling mellan avvikelser, risker och verksamhet
Avvikelser och risker uppstår inte isolerat. De är kopplade till produkter, processer, material, medarbetare och aktiviteter. När kvalitetsledningen har tillgång till relevant operativ information får verksamheten en bättre grund för att förstå avvikelser i rätt sammanhang och hantera uppföljningen mer systematiskt.

 

Utvecklat för företag med höga krav på kvalitet och kontroll

Värdet av att koppla samman ERP och QMS är särskilt relevant för verksamheter med höga krav på spårbarhet, dokumentation och processkontroll. I produktionsmiljöer med många produktionssteg, material, komponenter och kvalitetskrav måste informationen hänga ihop genom hela verksamheten.

Kvalitetsarbete som huvudsakligen sker i ett separat administrativt system kan vara svårare att koppla till de beslut och aktiviteter som sker på verkstadsgolvet. Ett integrerat arbetssätt gör det möjligt att föra operativa processer och kvalitetsledning närmare varandra.

Detta är särskilt viktigt när verksamheten både måste arbeta effektivt och kunna visa att processerna uppfyller definierade krav. Målet är inte att lägga till fler administrativa lager. Det är att göra rätt processer och rätt information till en naturlig del av arbetet.

 

En bättre utgångspunkt för ständiga förbättringar

Kvalitetsledning bör inte stanna vid att dokumentera att kraven är uppfyllda. Den bör också hjälpa verksamheten att förstå hur processerna fungerar, var problem uppstår och vad som kan förbättras. När operativ information och kvalitetsinformation hänger tätare ihop får verksamheten en bättre utgångspunkt för att identifiera mönster, följa upp problem och förbättra arbetsprocesserna. Det ger också en mer strukturerad grund för framtida automatisering och användning av AI.

Som med alla AI-initiativ beror värdet på informationens kvalitet, processernas tydlighet och kontrollen över hur tekniken används. ERP och QMS som samverkar kan bidra till att skapa den grunden genom att samla operativa processer och kvalitetsledning i en mer helhetlig lösning.

 

ERP och QMS: Starkare tillsammans, flexibla var för sig

ERP och QMS har olika roller, men de behöver inte fungera oberoende av varandra.

ERP utgör den operativa grunden i verksamheten. QMS stödjer de processer som ska bidra till att arbetet utförs konsekvent, att risker hanteras och att krav uppfylls.

När de samverkar blir kvalitet tätare integrerad i den dagliga verksamheten.

I RamBase är ERP och QMS utvecklade för att fungera tillsammans. Verksamheter kan välja den funktionalitet som täcker deras behov och bygga ut lösningen i takt med att kraven utvecklas. Principen är enkel: Koppla samman operativa processer och kvalitetsledning, utan att förlora flexibiliteten att välja den funktionalitet som passar verksamheten.

För kvalitet är inte något som existerar vid sidan av den operativa kontrollen. Kvalitet är en del av det som gör operativ kontroll möjlig.

Upptäck hur RamBase kopplar samman ERP och kvalitetsledning för att hjälpa verksamheter med komplexa processer att stärka kontrollen, spårbarheten och sina kvalitetsprocesser.

 

 

Nyfiken på RamBase?

Kontakta oss!