Easy-Laser mäter effekterna av ett nytt affärssystem

Easy-Laser AB, med huvudkontor i Sverige, är en global ledare inom laserbaserade mät- och uppriktningssystem för industriella applikationer. Företaget är känt för sina högprecisionsverktyg som är särskilt utformade för industrier där noggrannhet och tillförlitlighet är avgörande, och företaget ställer samma höga krav på sin interna verksamhet.

När Easy-Lasers gamla, lokalt installerade ERP-system (Enterprise Resource Planning) började begränsa datakvaliteten och spårbarheten, valde de att samarbeta med RamBase-partner Ariser för att uppgradera till en modern lösning. I maj 2024 gick de live med RamBase Cloud ERP.

Den här artikeln handlar om Easy-Lasers ERP-resa hittills. Från valet av system och utmaningarna under implementationen, till mätbara förbättringar i spårbarhet, effektivitet och operativ prestanda.

Äldre system med bristande spårbarhet och dålig datakvalitet

Urban Engström Lindskog har varit en del av Easy-Laser sedan 2007 och idag är Chief Digital & Information Officer. Han spelade en viktig roll både i det gamla affärssystemet och i övergången till RamBase Cloud ERP.

Han beskriver det gamla, lokalt installerade systemet som alltmer oförenligt med Easy-Lasers utveckling och behov. Dessutom hade de byggt fristående lösningar som fungerade var för sig men spårbarheten saknades. Denna brist på integration mellan processerna bromsade till slut företagets tillväxt.

"Det gamla systemet hade tydliga begränsningar när det gällde spårbarheten i produktionen. Och så var det bristen på datakvalitet. Vi hade inledningsvis ett projekt igång där vi försökte få kontroll på de här sakerna, men vi insåg så småningom att vi var tvungna att börja leta efter ett nytt, modernt system", säger Engström Lindskog.

Urban Engström Lindskog,
Chief Digital & Information Officer på Easy-Laser

Valet av Ariser och RamBase Cloud ERP

Easy-Laser inledde en strukturerad process för att välja affärssystem och sammanställde en detaljerad kravspecifikation och en lång lista med potentiella leverantörer. Intressant nog fanns inte RamBase med på den ursprungliga listan.

"En av mina kollegor fick av en slump ett mejl från Ariser. När vi sedan läste mer om RamBase på nätet såg vi att det matchade på många punkter så vi tog med det som ett alternativ på listan", berättar Lindskog.

Det som följde var en strukturerad och rigorös RFP- och utvärderingsprocess, där ett stort antal leverantörer utvärderades noggrant. Trots konkurrensen från flera välkända och etablerade lösningar framstod RamBase Cloud ERP—tillsammans med implementeringspartnern Ariser—till slut som den lösning som passade Easy-Laser bäst.

Medan vissa ansåg att det var ett djärvt drag att välja en relativt ny aktör på den svenska marknaden, reflekterar Urban Engström Lindskog över beslutsprocessen:

"Det nya systemet skulle vara molnbaserat, det var inte förhandlingsbart. RamBase erbjöd också en tydlig och förutsägbar licensmodell och adresserade många av de problem som vi hade identifierat."

Att hantera implementationsutmaningar med uthållighet och resultat

Att välja ett nytt system och föreställa sig en bättre teknisk framtid var spännande, men precis som många andra komplexa organisationer upptäckte Easy-Laser snabbt att implementeringen av ett nytt ERP-system är ett omfattande åtagande som är både krävande och påverkar nästan alla delar av verksamheten.

"Vi kan inte sticka under stol med att implementeringsprocessen var mycket krävande. Jag tror att vi - liksom många andra - underskattade de resurser som krävs för att implementera ett nytt system, samtidigt som man ska fortsätta med sina dagliga uppgifter", säger Lindskog.

Med detta reflekterar Lindskog över flera viktiga lärdomar från implementeringen, särskilt behovet av att omvärdera vissa delar av verksamheten för att kunna ta itu med långvariga utmaningar.

Genom att fokusera på de centrala affärsprocesserna som utgör 90% av de dagliga arbetet, hjälpte Ariser till att hålla implementeringen på rätt spår och i linje med verksamhetens nyckelbehov.

Samtidigt som det var viktigt att förbättra det som inte hade fungerat tidigare, betonar Lindskog också vikten av att bevara och vidareutveckla de processer som redan var effektiva.

Bättre spårbarhet och kontroll kräver ofta fler steg

Samtidigt som implementeringsprocessen pågick växte företaget, vilket medförde nya krav på reglering och rapportering. Dessa rörliga mål krävde löpande justeringar under projektet, vilket ökade den övergripande komplexiteten.

Vissa processförändringar upplevdes initialt som att arbetet gick långsammare. Att till exempel införa spårning av serienummer direkt i ERP-systemet förbättrade spårbarheten men ökade samtidigt den administrativa belastningen.

"Vi upplevde att vissa processer blev långsammare. Men det berodde på att vi hade lagt till mer kontroll och spårbarhet och det krävde naturligtvis fler steg", medger Lindskog.

Slutresultatet: En stabil grund för framtiden

Trots att vägen till implementation bjöd på en hel del utmaningar har organisationen sett positiva resultat.

"Vi gick live i maj 2024 och levererade ett mycket bra finansiellt resultat den månaden. Det är ingen självklarhet med ett nytt affärssystem", säger Lindskog.

Idag drivs verksamheten på en modern ERP-plattform som säkerställer stark dataintegritet, förbättrad spårbarhet och en djupare förståelse för kärnverksamhetens processer. Projektet har inte bara moderniserat de interna systemen utan också stärkt företagets operativa grund, vilket skapar förutsättningar för fortsatt tillväxt och ökad anpassningsförmåga.

Mätning av framgång

Lindskog förklarar att organisationen utgick från affärerna när man definierade framgång:

"Redan från början fokuserade vi på att identifiera de områden där vi ville se förbättringar - oavsett vilket system vi i slutändan valde. De mätetal som vi utvecklade baserades enbart på de resultat vi ville uppnå för verksamheten."

Även om några av de ursprungliga målen ännu inte är helt uppfyllda är effekten av det nya ERP-systemet redan tydligt. I stället för att förlita sig på magkänslan använder organisationen nu data som visar att förändringen gett resultat. 

Resultaten så här långt inkluderar:

• Inga lageravvikelser - en betydande förbättring jämfört med tidigare.

• 23% kortare tid för produktionsplanering, vilket ökar flexibilitet i verksamheten.

• 50% snabbare från order till orderbekräftelse, vilket stärker kundupplevelsen.

• 25% snabbare bokslutsarbete, vilket förbättrar rapportering och strategiskt beslutsfattandet.

• 40% minskning av inköpsadministrationen, vilket effektiviserar arbetsflöden och sparar tid.

Men vad är värdet av dessa mätetal om de inte leder till en bättre och mer engagerad organisation överlag? Enligt Lindskog var medarbetarnas upplevelse en lika viktig del av utvärderingen efter implementeringen.

"Mer nöjda medarbetare var ett mål för oss. Därför mätte vi hur stort förtroende medarbetarna hade för affärssystemet. Vi ville att det skulle öka med 25%, men det ökade faktiskt med 42%!", säger han.

Även om det fortfarande finns utrymme för fortsatta förbättringar är det tydligt att organisationen rör sig i rätt riktning.

"Även om implementeringen har varit utmanande och det fortfarande finns områden som vi arbetar med att förbättra, kan jag med säkerhet säga att jag ser enbart stor potential och höga förväntningar inför en ljus framtid med RamBase", avslutar Lindskog.