Easy-Laser: Pomiar skuteczności nowego systemu ERP

Easy-Laser AB, z siedzibą w Szwecji, jest światowym liderem w dziedzinie laserowych systemów pomiarowych i osiowania do zastosowań przemysłowych. Znana z wysoce precyzyjnych narzędzi zaprojektowanych dla branż, w których dokładność i niezawodność mają kluczowe znaczenie, firma Easy-Laser utrzymuje swoje wewnętrzne operacje według tych samych wysokich standardów.

Kiedy więc ich starzejący się, lokalny system ERP zaczął ograniczać jakość danych i identyfikowalność, Easy-Laser nawiązał współpracę z zaufanym partnerem RamBase, firmą Ariser, w celu wdrożenia nowoczesnego rozwiązania. W maju 2024 r. firma rozpoczęła korzystanie z RamBase Cloud ERP.

W tym artykule omawiamy dotychczasową podróż Easy-Laser w zakresie systemu ERP - od wyboru i wyzwań związanych z wdrożeniem, po wymierną poprawę identyfikowalności, efektywności i wydajności operacyjnej.

Przestarzały system z brakiem identyfikowalności i niską jakością danych

Urban Engström Lindskog, który pracuje w Easy-Laser od 2007 roku i obecnie pełni funkcję Chief Digital & Information Officer, odegrał kluczową rolę zarówno w starszym systemie ERP, jak i przejściu na RamBase.

Opisuje on stary system on-premise jako coraz bardziej niedopasowany do zmieniających się potrzeb Easy-Laser. Ponadto firma opracowała samodzielne rozwiązania, które działały w izolacji, ale brakowało im identyfikowalności. Ten rozdźwięk między procesami ostatecznie utrudnił ich rozwój.

"W starym systemie wyraźnie brakowało możliwości śledzenia produkcji. Do tego dochodził brak jakości danych. Początkowo realizowaliśmy projekt, w ramach którego staraliśmy się uzyskać kontrolę nad tymi kwestiami, ale ostatecznie zdaliśmy sobie sprawę, że musimy zacząć szukać nowego, nowoczesnego systemu", mówi Engström Lindskog.

Urban Engström Lindskog,
Chief Digital & Information Officer w Easy-Laser

Wybór Ariser i RamBase Cloud ERP

Easy-Laser rozpoczął uporządkowany proces wyboru systemu ERP, opracowując szczegółową specyfikację wymagań oraz długą listę potencjalnych dostawców. Co ciekawe, RamBase nie znalazł się na początkowej liście.

„Jeden z moich kolegów przypadkowo otrzymał e-mail od firmy Ariser. Po przeczytaniu informacji o RamBase w internecie zauważyliśmy, że spełnia wiele naszych kryteriów - więc dodaliśmy go do listy” - wspomina Lindskog.

Następnie przeprowadzono ustrukturyzowany i rygorystyczny proces RFP oraz oceny, podczas którego dokładnie przeanalizowano szeroką gamę dostawców. Pomimo konkurowania z kilkoma dobrze znanymi i uznanymi rozwiązaniami, RamBase Cloud ERP - wraz z partnerem wdrożeniowym Ariser - ostatecznie okazał się najlepszym rozwiązaniem dla Easy-Laser.

Podczas gdy niektórzy uważali, że wybór stosunkowo nowego gracza na szwedzkim rynku był odważnym posunięciem, Urban Engström Lindskog tak wspomina proces podejmowania decyzji:

"Nowy system musiał być oparty na chmurze - to nie podlegało negocjacjom. RamBase oferował również przejrzysty, przewidywalny model licencjonowania i rozwiązał wiele zidentyfikowanych przez nas bolączek".

Stawianie czoła wyzwaniom wdrożeniowym z determinacją i skutecznością

Chociaż entuzjazm związany z wyborem nowego systemu i wizją lepszej przyszłości technologicznej był duży, Easy-Laser - jak większość złożonych organizacji - szybko przekonał się, że wdrożenie nowego systemu ERP to zadanie wymagające i mające wpływ niemal na każdy aspekt działania firmy.

"Nie da się ukryć, że proces wdrożenia był bardzo wymagający. Myślę, że - jak wiele innych firm - nie doszacowaliśmy zasobów potrzebnych do wdrożenia nowego systemu, jednocześnie wykonując swoje codzienne zadania", mówi Lindskog.

W związku z tym Lindskog podkreśla kilka ważnych lekcji wyniesionych z procesu wdrożenia - przede wszystkim konieczność ponownego przeanalizowania niektórych obszarów działalności, aby skutecznie uporać się z utrzymującymi się problemami.

Dzięki koncentracji na kluczowych procesach operacyjnych, które stanowią 90% codziennych zadań, Ariser pomógł utrzymać wdrożenie na właściwym torze i dopasować je do najważniejszych potrzeb firmy.

Chociaż istotnym celem było usprawnienie obszarów, które wcześniej nie działały prawidłowo, Lindskog zauważa również, jak ważne było zachowanie i dalsze rozwijanie tych procesów, które już funkcjonowały efektywnie.

Lepsza identyfikowalność i kontrola często wymaga większej liczby kroków

W trakcie trwania procesu wdrożenia firma odnotowywała wzrost, co wiązało się z nowymi wymaganiami regulacyjnymi i sprawozdawczymi. Zmieniające się cele wymagały częstych korekt podczas wdrożenia, co dodatkowo komplikowało cały proces.

Niektóre zmiany w procesach doprowadziły do wrażenia, że praca stała się wolniejsza. Na przykład wprowadzenie śledzenia numerów seryjnych bezpośrednio w systemie ERP poprawiło identyfikowalność, ale jednocześnie zwiększyło obciążenie administracyjne.

"Odczuwaliśmy, że niektóre procesy stały się wolniejsze. Ale to dlatego, że dodaliśmy więcej kontroli i identyfikowalności - a to naturalnie wymaga więcej kroków", przyznaje Lindskog.

Wynik końcowy: Silniejszy fundament na przyszłość

Chociaż droga do wdrożenia wiązała się z wieloma wyzwaniami, organizacja odnotowała pozytywne wyniki.

"Go-live mieliśmy w maju 2024 roku i osiągnęliśmy bardzo dobry wynik finansowy w tym miesiącu. Przy nowym systemie ERP nie jest to oczywiste" - mówi Lindskog.

Dziś organizacja działa na nowoczesnej platformie ERP, która zapewnia wysoką integralność danych, lepszą identyfikowalność oraz głębsze zrozumienie kluczowych procesów biznesowych. Projekt nie tylko zmodernizował systemy wewnętrzne, ale także wzmocnił fundamenty operacyjne firmy, przygotowując grunt pod trwały wzrost i zdolność adaptacji.

Mierzenie sukcesu

Jak wyjaśnia Lindskog, organizacja przyjęła podejście biznesowe jako punkt wyjścia do definiowania sukcesu:

"Od samego początku skupiliśmy się na identyfikacji obszarów, w których chcielibyśmy zobaczyć poprawę - niezależnie od tego, jaki system ostatecznie wybierzemy. Opracowane przez nas wskaźniki opierały się wyłącznie na efektach, które chcieliśmy osiągnąć dla biznesu".

Choć kilka pierwotnych celów jest nadal w trakcie realizacji, namacalne efekty nowego systemu ERP są już widoczne. Zamiast polegać na intuicji, organizacja korzysta teraz z twardych danych, by potwierdzić skuteczność transformacji.

Dotychczasowe wyniki obejmują:

• Zerowe rozbieżności w stanach magazynowych - co stanowi znaczące osiągnięcie w porównaniu z sytuacją sprzed wdrożenia.

• 23% skrócenie czasu planowania produkcji, co pozwala na większą elastyczność operacyjną.

• 50% skrócenie czasu od zamówienia do potwierdzenia, przyspieszając reakcję na potrzeby klientów.

• 25% szybsze zamknięcie finansowe, poprawiające możliwości raportowania i podejmowania decyzji strategicznych.

• 40% redukcja kosztów administracyjnych związanych z zakupami, usprawnienie przepływu pracy i oszczędność czasu.

Ale jaka jest wartość tych wskaźników, jeśli nie prowadzą one do lepszej, bardziej zaangażowanej organizacji? Według Lindskoga, doświadczenie pracowników było również kluczowym aspektem oceny po wdrożeniu.

„Większe zadowolenie pracowników było dla nas ważnym celem, dlatego zmierzyliśmy poziom zaufania do systemu ERP. Chcieliśmy, aby wzrosło ono o 25%, a w rzeczywistości wzrosło o 42%!” - mówi."

Choć jest jeszcze miejsce na dalsze usprawnienia, organizacja wyraźnie zmierza we właściwym kierunku.

"Chociaż wdrożenie było wyzwaniem i nadal istnieją obszary, nad którymi pracujemy, mogę śmiało powiedzieć, że widzę ogromny potencjał i wysokie oczekiwania wobec świetlanej przyszłości z RamBase" - podsumowuje Lindskog