Easy-Laser: Slik merker de effekten av nytt ERP-system

Easy-Laser AB, med hovedkontor i Sverige, er en verdensledende leverandør av lasermålings- og innrettingssystemer for industrielle applikasjoner. Selskapet er kjent for sine presisjonsverktøy, utviklet for bransjer der nøyaktighet og pålitelighet er avgjørende – og stiller tilsvarende høye krav til egne interne prosesser.

Så da det aldrende lokale ERP-systemet (Enterprise Resource Planning) begynte å begrense både datakvaliteten og sporbarheten, inngikk Easy-Laser et samarbeid med den betrodde RamBase-partneren Ariser for å implementere en moderne løsning. I mai 2024 gikk de live med RamBase Cloud ERP.

Denne artikkelen tar for seg Easy-Lasers ERP-reise så langt - fra systemvalg og implementeringsutfordringer til målbare forbedringer i sporbarhet, effektivitet og driftsytelse.

Foreldet system med manglende sporbarhet og dårlig datakvalitet

Urban Engström Lindskog, som har jobbet i Easy-Laser siden 2007, og som i dag er Chief Digital & Information Officer, spilte en nøkkelrolle både i forbindelse med det gamle ERP-systemet og overgangen til RamBase.

Han beskriver det gamle lokale systemet som gradvis mindre egnet for Easy-Lasers behov, som endret seg i takt med selskapets utvikling. I tillegg hadde de utviklet separate løsninger som fungerte hver for seg, men som manglet sporbarhet. Den manglende koblingen mellom prosessene hindret til slutt selskapets vekst.

«Det gamle systemet manglet tydelig sporbarhet i produksjonen. I tillegg var datakvaliteten for dårlig. Vi startet egentlig et prosjekt for å få kontroll på disse tingene, men etter hvert innså vi at vi måtte begynne å se etter et nytt og moderne system», forteller Engström Lindskog.

Urban Engström Lindskog,
Chief Digital & Information Officer hos Easy-Laser

Valget falt på Ariser og RamBase Cloud ERP

Easy-Laser satte i gang en strukturert ERP-utvelgelsesprosess, og utarbeidet en detaljert kravspesifikasjon og en lang liste med potensielle leverandører. Interessant nok var RamBase ikke på den første listen.

«En av kollegene mine fikk tilfeldigvis en e-post fra Ariser. Etter å ha lest om RamBase på nett, så vi at det oppfylte mange av våre krav som en høyteknologisk og elektronikkbasert produsent – så vi satte det på listen,» forteller Lindskog.

Deretter fulgte en strukturert og grundig RFP- og evalueringsprosess, der et bredt spekter av leverandører ble grundig vurdert. Til tross for at de konkurrerte med flere velkjente og etablerte løsninger, pekte RamBase Cloud ERP - sammen med implementeringspartneren Ariser - seg til slutt ut som den løsningen som passet best for Easy-Laser.

Selv om noen mente at det var et dristig trekk å velge en relativt ny aktør på det svenske markedet, reflekterer Urban Engström Lindskog over beslutningsprosessen:

"Det nye systemet måtte være skybasert - det var ikke til forhandling. RamBase tilbød også en tydelig og forutsigbar lisensmodell og løste mange av de problemene vi hadde identifisert."

Implementeringsutfordringer med utholdenhet og resultater

Selv om det var spennende å velge et nytt system og se for seg en bedre teknologisk fremtid, oppdaget Easy-Laser - i likhet med de fleste komplekse organisasjoner - raskt at implementeringen av et nytt ERP-system er en krevende oppgave som påvirker nesten alle aspekter av organisasjonen.

"Vi kan ikke legge skjul på at implementeringsprosessen var svært krevende. Jeg tror at vi - i likhet med mange andre - undervurderte ressursene som kreves for å implementere et nytt system, samtidig som man skal fortsette med de daglige oppgavene", sier Lindskog.

Lindskog reflekterer over flere viktige erfaringer fra implementeringen - særlig behovet for å revurdere visse deler av driften for å løse mangeårige utfordringer.

Ved å fokusere på de viktigste driftsprosessene, som utgjør 90 % av de daglige oppgavene, bidro Ariser til at implementeringen holdt seg på sporet og var i tråd med virksomhetens kjernebehov.

Selv om det var viktig å forbedre det som ikke hadde fungert tidligere, reflekterer Lindskog også over verdien av å opprettholde og bygge videre på de prosessene som allerede var effektive.

Bedre sporbarhet og kontroll krever ofte flere steg

Mens implementeringsprosessen pågikk, opplevde selskapet vekst, noe som medførte nye krav til regelverk og rapportering. De stadig endrede målene krevde løpende justeringer under implementeringen, noe som bidro til å øke den totale kompleksiteten.

Noen prosessendringer førte til en oppfatning av at arbeidet hadde gått tregere. For eksempel ble sporing av serienumre direkte i ERP-systemet bedre sporbarhet, men økte de administrative kostnadene.

«Vi opplevde at enkelte prosesser ble tregere. Men det skyldes at vi har lagt til mer kontroll og sporbarhet – og det krever naturlig nok flere steg,» erkjenner Lindskog.

Sluttresultatet: Et sterkere fundament for fremtiden

Selv om veien frem til implementeringen bød på en god del utfordringer, har organisasjonen sett positive resultater.

"Vi gikk live i mai 2024 og leverte et veldig godt økonomisk resultat den måneden. Det er ingen selvfølge med et nytt ERP-system", sier Lindskog.

I dag kjører organisasjonen på en moderne ERP-plattform som sikrer sterk dataintegritet, forbedret sporbarhet og en dypere forståelse av kjerneprosessene i virksomheten. Prosjektet har ikke bare modernisert de interne systemene, men også styrket selskapets operasjonelle fundament - noe som legger til rette for vedvarende vekst og tilpasningsevne.

Måling av suksess

Lindskog forklarer at organisasjonen tok utgangspunkt i virksomheten da de definerte suksess:

"Fra begynnelsen av fokuserte vi på å identifisere de områdene der vi ønsket å se forbedringer - uavhengig av hvilket system vi endte opp med å velge. Målene vi utviklet, var utelukkende basert på de resultatene vi ønsket å oppnå for virksomheten."

Selv om noen av de opprinnelige målene fortsatt ikke er nådd, er den konkrete effekten av det nye ERP-systemet allerede tydelig. I stedet for å stole på magefølelsen bruker organisasjonen nå harde data for å validere transformasjonen.

Resultatene så langt inkluderer

• Null avvik i lagerbeholdningen - en betydelig forbedring sammenlignet med tidligere.

• 23 % reduksjon i produksjonsplanleggingstiden, noe som gir større fleksibilitet i driften.

• 50 % kortere tid fra bestilling til bekreftelse, noe som gir raskere respons fra kundene.

• 25 % raskere regnskapsavslutning, noe som forbedrer rapporteringsmulighetene og den strategiske beslutningstakingen.

• 40 % reduksjon i innkjøpsadministrasjon, noe som effektiviserer arbeidsflyten og sparer tid.

Men hva er verdien av disse måltallene hvis de ikke fører til en bedre og mer engasjert organisasjon totalt sett? Ifølge Lindskog var medarbeideropplevelsen også et sentralt fokus i evalueringen etter implementeringen.

"Mer fornøyde medarbeidere var et mål for oss. Derfor målte vi tilliten folk hadde til ERP-systemet. Vi ønsket at den skulle øke med 25 %, men den økte faktisk med 42 %!", sier han.

Selv om det fortsatt er rom for forbedringer, er organisasjonen helt klart på vei i riktig retning.

"Selv om implementeringen har vært utfordrende, og det fortsatt er områder vi jobber med å forbedre, kan jeg trygt si at jeg ikke ser annet enn stort potensial og høye forventninger til en lys fremtid med RamBase", avslutter Lindskog.