10 tegn på at produksjonsbedriften din trenger et moderne ERP-system

Bedriftseiere og avdelingsledere i produksjonsbedrifter kan legge merke til "hull i rustningen" når det gjelder effektiviteten i forretningsprosessene. Det kan være usikkerhet rundt lagernivåer, produksjonsfeil som kunne vært unngått, eller forsinkelser i tilgang til viktig forretningsinformasjon. Det som tidligere kunne ha vært håndtert uten problemer, kan raskst utvikle seg til betydelige hindringer for både vekst og lønnsomhet dersom man ikke har de riktige systemene på plass.

I slike situasjoner kan man undre seg om en moderne ERP-løsning (Enterprise Resource Planning) kan bidra til å forbedre virksomheten. Bekymringer om risiko, avbrudd og kostnader kan dukke opp – som er helt legitimt. Men alt for ofte kommer en tidlig frem til en subjektiv aksept av status quo, noe som gjør at man stopper vurderingen av en grundigere gjennomgang av systemene.

Uten en konkret feil eller en situasjon der de nåværende IT-systemene er i ferd med å bli utdaterte, kan det være vanskelig å vite når det er på høy tid å implementere et moderne ERP-system.

Du er ikke alene! Små og mellomstore bedrifter som har størst nytte av ERP-systemer, står ofte overfor lignende utfordringer og frustrasjoner.

La oss se nærmere på ti tegn på at en ERP-løsning kan forbedre både driften og bunnlinjen:

1. Langsom eller unøyaktig rapportering

Må regnskapsfunksjonen din gjøre mye manuell dataregistrering og jobbe seg gjennom papirbaserte fakturaer og salgsordrer? Må du gå gjennom flere regneark for å avstemme eller konsolidere finansiell informasjon? Dette er et typisk scenario for bedrifter med separate eller dårlig integrerte regnskaps- og driftssystemer i forhold til et enkelt ERP-system i én database.

2. Forretningsfunksjonene jobber i separate siloer

Har du for mange interne møter for å oppdatere driftsstatus, eller må du besøke verkstedet for å få innsikt i hva som skjer? Må du taste inn informasjon om tekniske endringer og stykklister flere ganger i systemene for forsyningskjeden?

Moderne ERP-systemer gir én felles versjon av sannheten gjennom en integrert database som dekker alle funksjoner, og sikrer effektiv kommunikasjon på tvers av plattformen. Skybaserte ERP-løsninger gir også full tilgang til systemet for mobile medarbeidere, enten de jobber hjemmefra, på verkstedet, i lageret eller ute i felten.

3. Drift som styres med regneark

Bruken av regneark for å støtte viktige forretningsprosesser og operasjoner kan være et klart tegn på at de eksisterende systemene er utilstrekkelige. Jobber medarbeiderne dine utenfor de etablerte systemene og lager sine egne prosesser for å jobbe mer effektivt?

Denne typen arbeidsmåte øker risikoen for feil, problemer med datakvalitet og versjonskontroll, samt begrenser muligheten for å dele viktig informasjon. Ved å implementere et nytt ERP-system kan disse utfordringene unngås. Et moderne ERP-system vil integrere funksjonene til flere avdelinger i én enkelt, sammenhengende database, og dermed effektivisere arbeidsprosesser og forbedre informasjonsflyten i organisasjonen.

4. Viktig forretningsinformasjon er ikke lett tilgjengelig

Bruker du for mye tid på å samle inn og forstå data? I dag er rask tilgang til informasjon om lagernivåer, salgsordre, produksjonsstatus, og tilgang til en kunnskapsbase avgjørende. Det kan være frustrerende og kostbart å bruke tid på å lete etter informasjon, i stedet for å bidra til økt verdiskapning.

For å oppnå konkurransefortrinn er smidighet, rask markedsadgang og datadrevne beslutninger essensielle. Et moderne ERP-system gir deg tilgang til sentraliserte, versjonskontrollerte dokumenter, sanntidsinnsikt i forretningsprosesser og oversikt over hvordan disse fungerer på tvers av avdelinger.

5. Du er avhengig av noen få nøkkelpersoner

Det utgjør en stor risiko for virksomheten å være avhengig av én eller to nøkkelpersoner som har ansvaret for kunnskapen om forretningsprosesser eller arbeidsmetoder. Etter hvert som virksomheten har utviklet seg, er det ikke alltid at forretningsprosessene er godt nok dokumentert for å støtte dagens arbeidsmetoder. Virksomheten blir ekstra sårbar dersom systemene er avhengige av en nøkkelperson internt eller en ekstern konsulent som forvalter et eldre system. Hva skjer dersom disse personene slutter, går av med pensjon, eller blir utilgjengelige? Hvordan håndterer dere situasjonen når disse nøkkelpersonene er på ferie eller syke? Er det enkelt å integrere nye medarbeidere i systemene?

Moderne ERP-systemer, derimot, er støttet av godt dokumenterte prosesser og intuitive arbeidsflyter, som gir virksomheten bedre mulighet til å vokse og bli mer robust.

6. Kundetilfredsheten synker

Virksomheten din er vellykket fordi den fokuserer på å tilfredsstille kundene og møte deres behov. Når virksomheten vokser, kan det imidlertid bli utfordrende å opprettholde samme høye nivå på kundeservicen. Det kan være vanskelig å levere nøyaktige tilbud til rett tid, ledetidene kan øke, og feil i bestillinger kan oppstå. Uten et riktig kundesentrisert system kan du få begrenset tilgang til viktig informasjon, og manglende kontroll over prosessene kan føre til problemer med kundene.

Moderne ERP-systemer dekker hele prosessen fra tilbud til betaling, og gir full oversikt over sanntidsinformasjon som forbedrer ordrehåndtering, levering og service. Dette bidrar til å forhindre kundeklager, og i verste fall kan systemet varsle deg om problemer før de eskalerer. En integrert CRM-modul (Customer Relationship Management) gir deg muligheten til å bygge dypere, mer vekstorienterte relasjoner med dine kunder.

7. Økt salg, men flat lønnsomhet

Kanskje er virksomheten din i vekst, men du ser ikke den forventede økningen i lønnsomhet. Dårlig håndterte kostnader vil bare øke med tiden. For å forbedre lønnsomheten trenger du et system som gir deg full oversikt over alle kostnader, med sanntidsdata som gjør det mulig å analysere og finne forbedringsmuligheter. I stedet for å ansette flere medarbeidere for å kompensere for dårlige prosesser som ikke holder tritt med veksten, kan et mer effektivt og helhetlig ERP-system løse disse utfordringene.

8. Overflødig lagerbeholdning

Kontanter er viktigere enn noen gang i dagens økonomiske klima, og varelager binder kapital. Dersom du har større beholdning av råvarer, varer i arbeid (WIP) eller ferdigvarer enn nødvendig, kan det tyde på manglende evne til å måle og styre lageret effektivt.

ERP-systemer gir optimal støtte for å overvåke lagernivåer og -verdier i sanntid, og varsler når fastsatte grenser overskrides. I tillegg bidrar de til å redusere kostbare lagerbeholdninger gjennom en Kanban-tilnærming til lageroptimalisering, som justerer innkjøp og produksjon etter kundens faktiske etterspørsel og definerte minimumsnivåer.

9. Økte ledetider hos leverandørene

Utfordringene i den globale forsyningskjeden vil vedvare, men det er avgjørende at egne systemer ikke skaper unødvendige flaskehalser, som tidkrevende innkjøpsprosesser, usikkerhet rundt produsere-eller-kjøpe-beslutninger, eller innkjøp av produkter fra alternative leverandører.

Et moderne ERP-system gir full oversikt over forsyningskjeden, med integrert materialbehovsplanlegging (MRP) som omfatter salg, lager, innkjøp, stykklister og produksjonskontroll – med full sporbarhet på alle nivåer. Systemet gjør det også mulig å effektivisere og automatisere innkjøpsprosessene ved å la leverandører kommunisere direkte via en trygg og sikker nettbasert plattform.

10. Mangel på støtte

Manglende IT-støtte er et tydelig tegn på at det kan være på tide å vurdere et nytt ERP-system.

Dersom ansatte er avhengige av kostbar ekstern support for å løse problemer, eller dersom flere systemer fører til usikkerhet og ansvarsfraskrivelse ved feil, svekkes effektiviteten. Forsinkelser i support eller endringshåndtering kan også indikere at systemene nærmer seg slutten av sin levetid. Manglende oppdateringer av programvare, databaser eller operativsystemer øker dessuten risikoen for sikkerhetsbrudd.

Et moderne, helhetlig ERP-system støttet av én leverandør reduserer denne risikoen. Skybaserte ERP-løsninger tilbyr løpende oppdateringer og ny funksjonalitet, som styrker virksomhetens motstandskraft og sikrer kontinuitet.

Hvor mange tegn kjenner du igjen?

Hvis du har kommet så langt, har dette kanskje vært en utfordrende lesning – spesielt hvis du kjenner deg igjen i beskrivelsene. Den gode nyheten er at du allerede er en del av en sterk produksjonssektor, og potensialet er stort dersom du lykkes med å løse disse utfordringene.

Et moderne, skybasert ERP-system, som RamBase Cloud ERP er utviklet nettopp for å møte disse behovene og sikre virksomhetens fremtid. RamBase er spesielt godt egnet for små og mellomstore produsenter av fysiske kvalitetsprodukter innen regulerte bransjer. Løsningen er bygget for skyen, basert på beste praksis, og gir full støtte til alle deler av virksomheten.