Od płaszcza do pełnej kontroli - pięć poziomów dla lepszego zarządzania finansami

"Znajdź płaszcz!", powiedział i rzucił na biurko nowy zestaw rozliczeń podróży.

Pewnego razu, mojemu znajomemu odrzucono wniosek o zwrot kosztów za płaszcz przeciwdeszczowy. Kupił go przy okazji konferencji, kiedy nagle złapała go ulewa. Wydawało mu się oczywiste, że firma powinna pokryć ten wydatek. Firma jednak uznała inaczej i poproszono go, by jeszcze raz przejrzał fakturę podróżną. Znajomy usiadł więc ponownie, podliczył wszystko i złożył nowy raport. Kwota końcowa była identyczna, ale… bez widocznego płaszcza. Morał? Jeśli w księgowości nie ma rozsądnego poziomu szczegółowości, łatwo „ukryć płaszcz”.

Dlaczego szczegółowa księgowość jest marzeniem ekonomisty

Marzeniem każdego ekonomisty jest zestaw kont tak szczegółowy, aby dostępne informacje pozwalały na rzetelną i użyteczną analizę. Baza danych, w której nie trzeba dokonywać założeń ani zgadywać podziałów kosztów. Podobnie jak inżynier, budując konstrukcję, musi uwzględniać wytrzymałość materiałów i ich właściwości, tak finanse powinny tworzyć swoje raporty i dane księgowe w sposób szczegółowy i ukierunkowany na przyszłość.

Kiedy pracowałam* jako dyrektor finansowy w firmie, która korzystała z RamBase Cloud ERP, zdałam sobie sprawę, jak cenne jest posiadanie pełnej kontroli nad danymi - nie tylko w wynikach finansowych, ale też na poziomie szczegółów. To nie była kwestia szczęścia, lecz dobrze przemyślanej struktury. Zbudowaliśmy architekturę finansową, która dostarczała wiedzę i głębokie zrozumienie, a nie tylko liczby.

Teraz, gdy pracuję z RamBase od strony dostawcy, widzę jeszcze wyraźniej, jak kluczowe jest tworzenie solidnych, przemyślanych danych księgowych. W tym artykule opisuję pięć poziomów, które pomagają firmom lepiej zarządzać finansami i podejmować trafniejsze decyzje.

*Elisabeth Kverneland to Business Controller w RamBase i dzieli się swoimi spostrzeżeniami na temat pracy w finansach.

Poziom 1: Plan kont - fundament księgowości

W tradycyjnym zestawie kont znajdziesz konta główne prezentujące przychody, koszty, aktywa i zobowiązania. Dla zdecydowanej większości firm te liczby to jednak tylko wierzchołek góry lodowej. Same w sobie stanowią niewielką wartość dla analizy. W porównaniu z danymi historycznymi dają trochę więcej informacji, ale nadal niewiele.

Kolejny poziom to konta księgi głównej w ramach poszczególnych grup księgowych. Na przykład można mieć osobne konta na czynsz, sprzątanie czy konserwację zewnętrzną, a wszystkie razem będą stanowić grupę "koszty biurowe". Podobnie można rozbić przychody, mając osobne konta dla produktów, osobne dla prac serwisowych czy usług dodatkowych. Dzięki temu przychody są bardziej szczegółowe i łatwiej obserwować zmiany między głównymi kategoriami. Aby analiza była jeszcze bardziej wartościowa, trzeba spojrzeć na to, w których częściach organizacji faktycznie powstają przychody i koszty.

Poziom 2: Działy - alokacja kosztów w miejscu ich powstawania

W większości firm funkcjonuje podział na działy, co pozwala przypisywać przychody i koszty dokładnie tam, gdzie rzeczywiście powstają. Często samo utworzenie struktury działowej jest proste, ale precyzyjne przypisanie kosztów do właściwych działów bywa wyzwaniem. Jednocześnie trzeba uważać, aby nie wpaść w pułapkę fakturowania wewnętrznego, kiedy celem staje się nie optymalizacja wartości całej firmy, lecz maksymalizacja wyników poszczególnych działów.

Dowiedz się więcej: ERP dla dyrektora finansowego

Poziom 3: Klienci i dostawcy - fundament analizy finansowej

To chyba oczywiste - dane o klientach i dostawcach są nieocenione przy analizie finansowej. Ile faktur wystawiają dostawcy rocznie? Kim są najważniejsi klienci? Jaki jest ich udział w obrotach? Jak te wartości zmieniły się w porównaniu z rokiem ubiegłym?

Klientów i dostawców można również grupować w kategorie. RamBase oferuje wiele możliwości w tym zakresie, zarówno w polach zdefiniowanych wcześniej, jak i tych tworzonych przez użytkownika, takich jak:

• sektor przemysłu
• lokalizacja geograficzna
• wielkość dostawcy
• klasyfikacja (dostawca A, B, C).

Dodatkowo, RamBase posiada dedykowane pola dla klientów końcowych. Oznacza to, że masz kontrolę nie tylko nad tym, komu wystawiasz fakturę za produkt, ale także nad tym, kto faktycznie korzysta z produktu. Firmy podlegające kontrolom eksportowym i regulacjom w handlu międzynarodowym mogą czerpać z tego szczególne korzyści.

Dowiedz się więcej: Dlaczego wkład dyrektora finansowego jest kluczowy przy wyborze systemu ERP?

Poziom 4: Dodatkowe wymiary - swoboda dostosowywania

Istnieje kilka wymiarów, które można powiązać z poszczególnymi transakcjami w systemie, co pozwala na bardziej szczegółowe raportowanie i analizę. RamBase umożliwia wykorzystanie aż 10 wymiarów i tutaj tylko wyobraźnia użytkownika wyznacza granice. Wymiary te mogą być powiązane z kontami księgi głównej, czasem jako pola obowiązkowe, aby zapewnić poprawną klasyfikację przed zatwierdzeniem transakcji. 

Przykładowe wymiary to:

• lokalizacja geograficzna
• cel transakcji
• numer projektu
• wymiar aktywności.

Warto jednak zachować umiar - dodanie zbyt wielu obowiązkowych wymiarów może utrudnić pracę. Wymiar ma wartość tylko wtedy, gdy dane, które za nim stoją, są rzetelne i kompletne.

Poziom 5: Produkty i grupy produktowe - szczegółowe informacje o produktach

Tworząc osobne pozycje dla swoich produktów, możesz jeszcze dokładniej analizować przychody. Ile jednostek produktu X zostało sprzedanych? Jaka jest średnia cena? Jaki jest wzrost netto i w której grupie klientów zmiana jest najbardziej zauważalna?

RamBase pozwala na szczegółową specyfikację produktów. Można ustawić stałe ceny sprzedaży, wstępnie zdefiniować zarządzanie księgowością, powiązać produkty z dostawcami i wiele więcej. Produkty można też grupować w grupy produktowe, co daje możliwość raportowania niezależnie od kont księgi głównej.

Czytaj więcej: Poznaj moduł finansowy w RamBase Cloud ERP

Gdzie jest płaszcz?

Gdyby pracodawca mojego znajomego podszedł do danych księgowych w sposób przemyślany i szczegółowy, dział kadr zostałby z pustymi rękami. Nie dałoby się „ukryć płaszcza” między sumami i nazwać go czymś innym.

Musimy jednak pamiętać o dwóch sprawach. Możemy w nieskończoność rozwodzić się nad szczegółami danych i specyfikacjami, ale czasami bardziej efektywne jest pozwolić, aby niektóre drobne elementy - jak wspomniany płaszcz - przeszły niezauważone, zamiast poświęcać duże zasoby na utrzymanie absolutnie perfekcyjnej szczegółowości danych.

W RamBase Cloud ERP masz pełną swobodę działania i ogrom możliwości!