"Hitta regnrocken!" sa han och slängde en ny uppsättning reseräkningar på skrivbordet.
För en tid sedan fick en bekant till mig avslag på en reseräkning för en regnrock. Han hade köpt den i samband med en konferens när det plötsligt började regna. Så mycket måste väl bolaget stå för, tyckte han. Det tyckte inte företaget. De bad honom att titta på reseräkningen igen. Han gick tillbaka, summerade och bedömde och lämnade in en ny reseräkning med samma slutbelopp, men utan synlig regnrock. Om du inte har en rimlig detaljnivå i din bokföring går det att dölja regnrocken.
Varför detaljerad redovisning är en ekonoms dröm
Varje ekonoms dröm är en välstrukturerad kontoplan där den tillgängliga informationen kan möjliggöra relevanta och insiktsfulla analyser. Ett dataunderlag där man inte behöver göra antaganden eller gissa sig till fördelningar. På samma sätt som en ingenjör måste förhålla sig till hållfasthetsmätningar och materialegenskaper när hen bygger en byggnad, måste ekonomi bygga upp sin rapportering och sin redovisningsdata på ett detaljerat och framåtblickande sätt.
När jag* arbetade som CFO i ett företag som använde RamBase Cloud ERP insåg jag hur värdefullt det var att ha kontroll över all data, inte bara på sista raden, utan ända ner på detaljnivå. Det handlade inte om tur, utan om struktur. Vi byggde en finansiell arkitektur som gav insikter, inte bara siffror.
Nu när jag arbetar med RamBase från leverantörssidan inser jag ännu tydligare hur viktigt det är att bygga bra redovisningsdata. I den här artikeln delar jag med mig av fem nivåer som hjälper företag att uppnå bättre styrning och mer korrekta beslut.
*Elisabeth Kverneland är Business Controller på RamBase och delar med sig av sina insikter om finansyrket.
Nivå 1: Kontoplanen - grunden för redovisningen
I en traditionell kontoplan hittar du huvudkonton som visar intäkter, kostnader, tillgångar och skulder, men för de allra flesta företag kommer dessa siffror bara att skrapa på ytan. De tillför i sig inte mycket värde, men jämfört med historiska siffror kan de vara lite mer spännande, men bara lite.
Nivån under är olika huvudbokskonton som ingår i en redovisningsgrupp. Här kan det vara vanligt att skapa ett konto för hyra, ett för städning, ett för yttre underhåll, som alla kommer att utgöra huvudgruppen "kontorskostnader." Du kan göra likadant på intäktssidan. En del har ett konto för produkter, ett för underhåll och ett för serviceuppdrag. Då har man brutit ner de totala intäkterna lite mer och kan titta på förändringen mellan de olika huvudkategorierna. Men för att ta analysen ett steg längre behöver vi titta på var i organisationen som intäkterna och kostnaderna faktiskt uppstår.
Nivå 2: Avdelningar - kostnadsfördelning där det händer
De flesta organisationer är indelade i avdelningar. Det innebär att både intäkter och kostnader kan redovisas där de uppstår. Det är ofta lätt att skapa en avdelningsstruktur, men det kan vara en utmaning att fördela kostnaderna korrekt till respektive avdelning. Samtidigt får man inte hamna i internfaktureringsfällan, där förståelsen för värdeskapandet ligger i vad den egna avdelningen kan optimera, inte företaget i sig.
Nivå 3: Kunder och leverantörer - nyckeln till finansiella analyser
Det här säger sig självt, men att använda kund- och leverantörsinformation för finansiella analyser är användbart. Hur mycket fakturerar dina leverantörer per år? Vilka är dina viktigaste kunder? Hur stor är deras andel av omsättningen? Hur ser utvecklingen ut sedan förra året? Kunder och leverantörer kan också grupperas i huvudgrupper. RamBase ger många alternativ för detta. Fördefinierade eller självvalda fält är möjliga.
- Industriell sektor
- Geografi
- Leverantörens storlek
- Klassificering (a-, b-, c-leverantör)
RamBase har även separata fält för slutkunder. Det innebär att du inte bara har kontroll över vem du fakturerar för produkten, utan också vem som faktiskt använder den. Företag som är föremål för exportkontroll och internationella handelsregler kan dra särskild nytta av detta.
Läs mer: Why your CFO's input is crucial when choosing an ERP (EN)
Nivå 4: Ytterligare dimensioner - frihet att skräddarsy
Det finns flera dimensioner som kan kopplas till enskilda transaktioner i systemet och på så sätt användas för rapportering och analys. RamBase har möjlighet till 10 dimensioner, och här är det bara fantasin som sätter gränser. Dessa dimensioner kan kopplas till huvudbokskonton där det kan vara obligatoriskt att ställa in dessa innan man kan godkänna bokföringen. Följande dimensioner kan vara relevanta:
- Geografi
- Syfte
- Projektnummer
- Aktivitetsnummer
Det är lätt att bli för ambitiös och lägga till en massa obligatoriska dimensioner i bokföringen men det är viktigt att du faktiskt följer upp informationen. En dimension är bara av värde för dig om grunden är rätt.
Nivå 5: Produkter och produktgrupper - detaljerade produktinsikter
Genom att skapa separata artiklar för dina produkter kan du bryta ner intäktsbasen ännu mer. Hur många enheter av produkt X har du sålt? Vad är genomsnittspriset för den här produkten? Vad är nettotillväxten för produkten, och i vilken kundgrupp ser vi den största förändringen?
RamBase ger möjlighet till en detaljerad specifikation av produkterna. Du kan sätta fasta försäljningspriser, fördefiniera bokföringshantering, länka till leverantörer och mycket annat. Du kan också gruppera produkter i produktgrupper och därmed rapportera på dessa oberoende av huvudbokskonton.
Läs mer: Get to know the finance module in RamBase Cloud ERP (EN)
Var är regnrocken?
Om arbetsgivaren till min bekant med regnrocken hade haft en genomtänkt och detaljerad hantering av redovisningsdata hade han varit tvungen att lämna löneavdelningen med oavslutat ärende. Det skulle inte ha varit möjligt att gömma en rock mellan summorna och kalla det något annat.
Men, vi måste ha två tankar i huvudet samtidigt. Vi kan prata hur mycket som helst om detaljer och specifikationer, men ibland kan det vara mer effektivt att låta några detaljer falla bort, som regnrocken, i stället för att lägga för mycket resurser på att upprätthålla kvaliteten och granulariteten i våra data.
Oavsett vad och hur du vill göra detta finns det en mängd möjligheter i RamBase Cloud ERP!
