Fra frakk til full kontroll – fem nivå for bedre økonomistyring

«Finn frakken!», sa han og slengte et nytt sett reiseregninger på pulten.

For en tid tilbake fikk en bekjent av meg avvist et utlegg på en regnfrakk. Han hadde kjøpt den i forbindelse med en konferanse da det plutselig begynte å regne. Såpass måtte bedriften dekke, mente han. Det mente ikke bedriften. De ba ham se over reiseregningen på nytt. Han gikk tilbake, summerte og vurderte, og leverte ny reiseregning med samme sluttbeløp, men uten en synlig frakk. Dersom du ikke har en fornuftig granularitet i bokføringen din, vil det nemlig være mulig å gjemme frakken.

Hvorfor detaljert regnskapsføring er økonomens drøm

Enhver økonoms drøm er et spesifikt ført regnskap hvor informasjonen tilgjengelig kan muliggjør nyttige og gode analyser. Et datagrunnlag hvor du ikke må ta antakelser eller gjette deg til fordelinger. En godt gjennomtenkt finansiell arkitektur. For, på samme måte som en ingeniør skal forholde seg til styrkemålinger og materialets egenskaper ved konstruksjon av et bygg, må finans bygge opp sine rapporterings- og regnskapsdata på en detaljert og fremtidsrettet måte.

Da jeg* jobbet som CFO i en bedrift som brukte RamBase Cloud ERP, opplevde jeg hvor verdifullt det var å ha kontroll på dataene – ikke bare i bunnlinja, men helt ned på detaljnivå. Det handlet ikke om flaks, men om struktur. Vi bygde opp en finansiell arkitektur som ga innsikt, ikke bare tall.

Nå som jeg jobber med RamBase fra leverandørsiden, ser jeg enda tydeligere hvor viktig det er med god oppbygging av regnskapsdata. I denne artikkelen deler jeg fem nivåer som hjelper bedrifter å få bedre styring og mer treffsikre beslutninger. 

*Elisabeth Kverneland er Business Controller i RamBase og deler sin innsikt om finansfaget.

Nivå 1: Kontoplan - grunnmuren i regnskapet

I et tradisjonelt regnskap finner du hovedkontoer som viser inntekt, kostnader, eiendeler og gjeld, men for de aller fleste bedrifter vil disse tallene bare skrape litt i overflaten. I seg selv gir de liten verdi, sammenlignet med historiske tall kan det bli litt mer spennende, men likevel bare litt.

Nivået under er ulike hovedbokskontoer som inngår i en regnskapsgruppe. Her kan det være vanlig å opprette en konto for husleie, en for vask, en for utvendig vedlikehold som alle vil utgjøre hovedgruppen «kontorkost». Det samme kan du gjøre på inntektssiden. Noen har en konto for produkter, en for vedlikehold og en for serviceoppdrag. Da har du brutt totale inntekter litt mer opp, og kan se på endringen mellom de ulike hovedkategoriene. Men for å kunne ta analysen et steg videre, må vi se på hvor i organisasjonen inntektene og kostnadene faktisk oppstår.

Nivå 2: Avdelinger – kostnadsfordeling der det skjer

De fleste bedrifter er oppdelt i avdelinger. Dermed kan både inntekter og kostnader føres der hvor disse oppstår. Det er ofte lett å etablere en avdelingsstruktur, men å være nøyaktig i fordeling av kostnader til de respektive kan være en utfordring. Samtidig, du må ikke gå i internfaktureringsfella, hvor forståelsen av verdiskaping ligger i hva egen avdeling kan optimalisere, ikke bedriften i seg selv.

Les mer: ERP for the CFO

Nivå 3: Kunde og leverandør – nøkkelen til økonomiske analyser

Denne er selvsagt, men å bruke informasjon på kunde og leverandør til økonomiske analyser er nyttig. Hvor mye fakturerer leverandørene dine årlig? Hvem er våre viktigste kunder? Hva er andelen av omsetningen? Hva er utviklingen siden i fjor? Kunder og leverandører kan også grupperes i hovedgrupper. RamBase gir mange muligheter for dette. Predefinerte eller selvvalgte felt er mulig.

• Bransje
• Geografi
• Størrelse
• Klassifisering (a, b, c-leverandør)

RamBase har også egne felt for sluttkunde. Dermed har du ikke bare kontroll på hvem du fakturerer for produktet, men også hvem som faktisk bruker det. Bedrifter som er underlagt eksportkontroll og regelverk for internasjonal handel kan spesielt dra nytte av dette.

 Les mer: Why your CFO’s input is crucial when choosing an ERP system

Nivå 4: Ytterligere dimensjoner – frihet til å tilpasse

Det er flere dimensjoner som kan tilknyttes den enkelte transaksjon i systemet og dermed brukes i rapporterings- og analyseformål. RamBase har mulighet for 10 dimensjoner, og her setter bare fantasien grenser. Disse dimensjonene kan knyttes mot hovedbokskonti hvor det kan være obligatorisk å sette disse før du får godkjenne bokføringen. Følgende dimensjoner kan være aktuelle:

• Geografi
• Formål
• Prosjektnummer
• Aktivitet

Det er fort gjort å bli for ambisiøs og sette en haug obligatoriske dimensjoner på bokføringen. Det er viktig at du faktisk følger opp informasjonen. En dimensjon gir bare verdi for deg dersom grunnlaget er rett.

Nivå 5: Produkter og produktgrupper – detaljert produktinnsikt

Ved å opprette egne artikler på produktene dine vil du kunne bryte inntektsgrunnlaget enda mer opp. Hvor mange enheter av produkt X har du solgt? Hva er gjennomsnittsprisen på dette produktet? Hva er nettovekst på produktet, og hos hvilken kundegruppe ser vi størst endring?

RamBase gir mulighet til en detaljert spesifikasjon på produktene. Du kan sette faste salgspriser, forhåndsdefinere regnskapshåndtering, linke mot leverandører og flere andre ting. Du kan også gruppere produktene i produktgrupper og dermed bruke disse til å rapportere på uavhengig av hovedbokskonti.

Les mer: Bli kjent med finans modulen i RamBase Cloud ERP

Hvor er frakken?

Hadde arbeidsgiveren til min bekjent med frakken hatt en gjennomtenkt og detaljert tilnærming til regnskapsdata, måtte han gått fra lønnsavdelingen med uforretta sak. Det hadde ikke vært mulig å gjemme noen frakk mellom totalsummene og kalt det noe annet.

Vi må ha to tanker i hodet samtidig. Vi kan kjøre på med masse krav om detaljer og spesifikasjoner, men noen ganger kan det være mer effektivt å la noen detaljer glippe – som frakken – i stedet for å bruke store ressurser på å opprettholde kvaliteten og granulariteten i dataene våre.

Uansett hva og hvordan du vil gjøre dette, finnes det et hav av muligheter i RamBase Cloud ERP!