ZMIANY I WYZWANIA W PROCESACH ERP

"Proces wdrożenia systemu ERP jest wymagającym wyzwaniem dla organizacji. Dlatego ważne jest, aby mieć jasną wizję tego, co poprawi się na lepsze po jego zakończeniu" - mówi Sverre Tveit, kierownik projektu w RamBase 

Jak podkreśla Sverre Tveit, nieczęsto dochodzi do znaczących zmian w procesie wdrażania ERP. Jest on zbudowany w sposób, który pozwala na jak najmniej niespodzianek po drodze. Niemniej jednak mogą pojawić się nieprzewidziane sytuacje. Aby zrozumieć, w jaki sposób do nich dochodzi i jak im zapobiegać, ważne jest zrozumienie samego procesu wdrożenia.

Przed jego rozpoczęciem, klient mapuje swoje operacje i procesy, co daje mu obraz tego jak pracuje obecnie oraz uzgadnia wewnętrznie, jak chciałby pracować w przyszłości.

"Następnie dowiadujemy się, jakiej funkcjonalności potrzebuje firma. W tym kroku zachęcamy do wykorzystania wypracowanej przez nas metodologii opartej na szerokich doświadczeniach branżowych” -wyjaśnia Tveit.

Sverre Tveit, kierownik projektu w RamBase

Wdrożenie jest często podzielone na trzy główny fazy:

Faza 1: Szkolenie i dostosowanie systemu do wymogów klienta

„W tym kroku walidacja i optymalizacja procesów to podstawa. Zaczynamy od skonfigurowania systemu zgodnie z preferencjami i potrzebami klienta. Następnie konfigurujemy te elementy systemu, które odpowiadają za procesy związane z obsługą klientów, współpracę z dostawcami oraz skupiamy się na module finansowym. Te dane następnie kopiujemy do systemu testowego wykorzystywanego podczas wdrożenia" - mówi Tveit.

Po bardziej ogólnym szkoleniu w zakresie korzystania z systemu, podczas którego przechodzi się przez podstawy obsługi systemu, uruchamiamy dla klienta dodatkowe szkolenia dotyczące poszczególnych procesów i obszarów tematycznych.

Następnie przechodzimy do procesu, który nazywamy wewnętrznie „kotwiczeniem”. Na tym etapie bierzemy pod uwagę konkretne wymogi firmy i zestawiamy je z tym, jak klient chce pracować z systemem RamBase w przyszłości.

"Istnieje wiele sposobów na uruchomienie procesu w RamBase. W tym etapie skupiamy się na skonfigurowaniu systemu pod konkretne potrzeby i wymagania klienta. To tak naprawdę nasze główne zadanie: sprawić, by praca klienta z wykorzystaniem systemu była jak najlepsza i zapewniała największą wartość" - mówi Tveit.

Etap 2: Import danych

W kolejnej fazie skupiamy się na zaimportowaniu do systemu danych firmy dotyczących klientów, dostawców, produktów i ich ustrukturyzowanie.

"Następnie stopniowo zaczynamy przyglądać się zamówieniom, które mają nadejść, robimy inwentaryzację i zaczynamy tworzyć plan, kiedy firma wejdzie na rynek z RamBase. Planujemy jak firma będzie wykorzystywać system do obsługi produkcji (jeśli ją mają) i realizować zamówienia w nowym systemie" - wyjaśnia Tveit. 

Faza 3: Testy z użytkownikami

Przed ostatecznym uruchomieniem systemu przeprowadzany jest test TAU (Test Akceptacji Użytkownika). Oznacza to, że klient testuje wszystkie procesy w RamBase przy użyciu własnych rzeczywistych danych i procesów. Jest to więc przedsmak uruchomienia.

"W trakcie testu mamy dokładnie taką samą bazę danych, jak w przypadku procesu na żywo, co pozwala klientom na ostateczne przetestowanie systemu w rzeczywistych warunkach w oparciu o aktualne dane” - wyjaśnia Tveit.

Wybór ścieżki w procesie ERP: Potrzeby Aarbakke i adaptacje w RamBase

Tveit podkreśla, że coś, co może się zdarzyć po drodze, to odkrycie procesu w operacjach klienta, który nie zawsze odpowiada w 100 proc. temu, jak RamBase rozwiązuje podobne sytuacje u innych klientów.

W takich przypadkach nasz zespół ściśle współpracuje z klientem, aby dostosować system do jego specyficznych potrzeb.

Firma Aarbakke, zajmująca się obróbką skrawaniem i technologią, jest tego dobrym przykładem. Po fazie analizy wszystkich procesów, zidentyfikowano nowe potrzeby integracyjne w RamBase.

"Dostosowaliśmy się do potrzeb Aarbakke i opracowaliśmy zaktualizowaną funkcjonalność, która została włączona do RamBase. Robimy to, ponieważ przyszła funkcjonalność Aarbakke i plany rozwoju naszego systemu muszą być zbieżne - mówi Tveit.

Dyrektor generalny Aarbakke, Inge Brigt Aarbakke i dyrektor ds. bezpieczeństwa i ochrony RamBase, Odd Magne Vea

W ten sposób klienci tacy jak Aarbakke są naturalnymi partnerami w dyskusji o dalszym rozwoju naszego systemu. W konsekwencji RamBase stanie się najlepszą platformą dla większej liczby klientów.

Życie po życiu

Tveit zauważa, że często nie ma się prawdziwego doświadczenia z RamBase, dopóki nie zacznie się go używać w praktyce. Dopiero gdy pozbędziesz się starego systemu i wejdziesz w nowy, otwiera się zupełnie nowy świat. 

"Od czasu do czasu zdarza się, że po uruchomieniu systemu odkrywamy nowe potrzeby. Moment wdrożenia systemu ERP nie jest ostatecznym celem. Od tego momentu dopiero zaczyna się faktyczna współpraca" - mówi Tveit i podsumowuje:

"Korzystanie z systemu ERP to dynamiczny proces, w którym cały czas coś się dzieje. Ciągle się rozwijamy, powstają nowe funkcjonalności, a klient identyfikuje nowe potrzeby. Dlatego wszyscy jesteśmy uzależnieni od ścisłej współpracy między klientem a dostawcą - nawet po wdrożeniu systemu i rozpoczęciu jego działania.”