JAK UPROŚCIĆ WYBÓR SYSTEMU SAAS: CO RZECZYWIŚCIE MA ZNACZENIE

W ciągu ostatniej dekady świat technologii został całkowicie zalany niezliczoną liczbą terminów i określeń specjalistycznych, co utrudnia poruszanie się w świecie oprogramowania. Od ASP i zdalnego hostingu po eksplozję skrótów związanych z chmurą, takich jak SaaS, PaaS, IaaS i chmura prywatna, łatwo poczuć się przytłoczonym. Ale czy naprawdę musisz opanowywać wszystkie te terminy? W tym artykule omówimy podstawowe zasady wyboru profesjonalnego oprogramowania dla firmy, wykorzystując proste przykłady, aby uprościć ten proces i podkreślając często pomijany aspekt standaryzacji.

Zrozumienie możliwości oprogramowania

Zacznijmy od najbardziej podstawowego terminu: "Chmura". Niektórzy twierdzą, że "nie ma chmury; to tylko czyjś komputer". Chociaż jest to bardziej złożone, korzystanie z oprogramowania biznesowego nie musi być zbyt skomplikowane.

Pierwszym krokiem jest ustalenie, czy konieczne jest zarządzanie serwerami dla oprogramowania. Jeśli odpowiedź brzmi "tak", kolejnym pytaniem jest, gdzie te serwery powinny być przechowywane.

Czy masz własną serwerownię, przypominającą czasy z ubiegłej epoki, czy też możesz uzyskać dostęp do prywatnego środowiska chmury dostarczanego przez zewnętrzne źródło? Taka prywatna chmura może być dostosowana do konkretnych wymagań. Alternatywnie, możesz zdecydować się na usługę subskrypcji od dostawców chmury publicznej, gdzie Ty lub zaufana firma IT skonfiguruje niezbędną infrastrukturę dla wybranego oprogramowania.

Im więcej zadań wykonujesz samodzielnie, tym większa jest Twoja odpowiedzialność za projekt, dostępność i bezpieczeństwo. To samo dotyczy kosztów samego oprogramowania. Jeśli wymaga ono zapewnienia serwerów, poniesiesz osobne opłaty. Jeśli zarządzanie serwerami jest wliczone w cenę oprogramowania, koszt będzie wliczony w cenę oprogramowania. Profesjonalne oprogramowanie dla Twojej firmy, wykorzystujące zrozumiałe przykłady w celu wyjaśnienia procesu i podkreślające często pomijany aspekt standaryzacji.

Oprogramowanie jako usługa (SaaS)

Na zupełnie przeciwległym końcu oferty oprogramowania znajduje się oprogramowanie jako usługa (SaaS). Koncepcja jest prosta: zapomnij o kłopotach związanych z zakupem, instalacją i utrzymaniem oprogramowania; pozwól dostawcy zająć się tym wszystkim. Zazwyczaj jest ono dostępne w chmurze publicznej lub prywatnej chmurze dostawcy. Teoretycznie można jednak uruchomić SaaS na starym komputerze biurowym, pod warunkiem, że dostawca będzie chciał nim zarządzać, obsługiwać kopie zapasowe, aktualizacje i uaktualnienia.

W przypadku rozległych wdrożeń systemów, takich jak korporacyjne systemy ERP, dostawcy często przygotowują pakiet i utrzymują konfigurację w chmurze, prezentując ją jako SaaS. Jednak w większości innych przypadków SaaS sprowadza się do centralnie zarządzanego oprogramowania dostarczanego przez dostawcę systemu.

Co oznacza wybór między Multi-Tenancy i Single-Tenancy?

Przejdźmy teraz do kwestii rozwiązań typu multi-tenancy i single-tenancy. Zdecydowałeś się na "chmurę" i rozwiązanie "SaaS", ale stoisz przed kolejną decyzją: czy wybrać rozwiązanie z jednym dzierżawcą czy z wieloma dzierżawcami?

Pomyśl o tym jak o wynajmowaniu mieszkania. Czy wolałbyś mieszkać w dużym budynku mieszkalnym, czy w wyjątkowym, samodzielnym domu? Multi-tenancy przypomina mieszkanie w dużym apartamentowcu.

Wiele aspektów jest zarządzanych centralnie: elewacja budynku, ogrzewanie, zasilanie, windy i parking. Zaletą jest to, że wszystko jest załatwione i może to być opłacalne ze względu na korzyści wynikające z efektu ekonomicznego.

Masz jednak ograniczoną kontrolę. Układ budynku, wygląd zewnętrzny, a nawet system centralnego ogrzewania są poza twoim wpływem. Jeśli coś się zmieni, wpłynie to na wszystkich. Z kolei rozwiązania dla pojedynczego najemcy oferują więcej możliwości dostosowywania, ale wiążą się z dodatkowymi obowiązkami.

Jaki model dostawy jest dla Ciebie najlepszy? Dowiedz się więcej z tego artykułu

Rola standaryzacji procesów

Na koniec zajmijmy się często pomijanym aspektem oprogramowania biznesowego: standaryzacją procesów. Podczas gdy w niektórych ofertach SaaS brakuje rozbudowanych opcji konfiguracji niestandardowych procesów, nadal można dostosować oprogramowanie do swoich potrzeb.

Prawdziwe korzyści z SaaS pojawiają się w złożonych scenariuszach, w których ustandaryzowane procesy mają kluczowe znaczenie dla sukcesu biznesowego. Aby zapewnić sobie maksymalne korzyści z inwestycji w oprogramowanie, warto rozważyć jak najszersze wykorzystanie wbudowanych procesów.

Ile z Twoich unikalnych procesów rzeczywiście zapewnia przewagę konkurencyjną? Niewiele. Większość z nich jest wynikiem historycznych praktyk, błędów i ograniczeń oprogramowania, które prawdopodobnie jest przestarzałe.

Współpraca z dostawcami i wyzwania

Dostosowanie się do procesów proponowanych przez dostawców przynosi więcej korzyści z inwestycji w oprogramowanie niż trzymanie się starych praktyk. Osiągnięcie tego celu wymaga jednak silnego zaangażowania kierownictwa i właścicieli procesów.

Podobnie jak w przypadku znormalizowanego mieszkania, przyjęcie zmian może prowadzić do aktualizacji i ulepszeń w procesach biznesowych, zapewniając utrzymanie trafności i wydajności.

Ile z Twoich unikalnych procesów rzeczywiście zapewnia przewagę konkurencyjną? Niewiele. Większość z nich jest wynikiem historycznych praktyk, błędów i ograniczeń oprogramowania, które prawdopodobnie jest przestarzałe.

Zalety standaryzacji

Standaryzując swoje procesy, korzystasz z najlepszych rozwiązań, umożliwiając wykorzystanie nowych funkcji, które opierają się na tych standardowych procesach. W tym miejscu SaaS z wieloma usługami typu "multi-tenancy" wyróżnia się, szczególnie w branżach i sytuacjach, w których jest to realna opcja. Ponieważ oprogramowanie ewoluuje wraz z potrzebami, początkowa inwestycja zyskuje na wartości w miarę upływu czasu.

Podsumowując, różnice dotyczące chmury i SaaS często koncentrują się na technologii i modelach kosztowych, ale prawdziwe sedno tkwi w procesach i standaryzacji. Wybór odpowiedniego oprogramowania dla swojej firmy może przynieść znaczące i ciągłe korzyści. Wybierz odpowiednie rozwiązanie i bądź przygotowany na ciągle zmieniającą się przyszłość!

Przeczytaj więcej: 10 znaków, że Twój biznes potrzebuje nowego systemu ERP

O autorze: Odd Magne Vea  jest dyrektorem zarządzającym w RamBase Cloud ERP. Chce przełamać postrzeganie systemów ERP jako trudnych i czasochłonnych. Jako zagorzały fan ERP uwielbia, gdy klient naprawdę rozumie potencjał, jaki system dopasowany do branży może odblokować w zakresie wzrostu, jakości i kontroli.