Część pierwsza: Wszystko zaczyna się od leadu
VVS Prefab produkuje dostosowane do indywidualnych potrzeb techniczne systemy grzewcze i chłodnicze, szafy i regały korytarzowe MEP dla dużych dostawców usług hydraulicznych. Produkty są prefabrykowane przez VVS Prefab tak, aby dostawcy usług hydraulicznych mogli łatwo i skutecznie zainstalować rozwiązania na miejscu. Rozpoczęcie projektu dla VVS Prefab rozpoczyna się od zarejestrowania potencjalnego klienta w RamBase.
Organizacja procesu sprzedaży
Dla VVS Prefab pierwszy kontakt z klientem rozpoczyna się albo od przystąpienia do przetargu na projekt, albo od bezpośredniego kontaktu z klientem. Wszystkie kontakty z klientami są rejestrowane w module CRM w RamBase jako szanse. Moduł CRM (skrót od Customer Relationship Management) jest aplikacją, która oprócz przechowywania wszystkich kluczowych informacji o klientach i kontaktach, śledzi również szanse biznesowe na różnych etapach od leadu do ostatecznej transakcji.
Każdy krok w procesie ma zdefiniowane cechy, takie jak informacje kontaktowe klienta, wewnętrzna odpowiedzialność za lead, oczekiwana wartość leadu (do wyboru: jednorazowy przychód lub powtarzalny, okresowy dochód) oraz prawdopodobieństwo pomyślnego zamknięcia zamówienia. Dzięki wykorzystaniu modułu CRM w RamBase, VVS Prefab ma dobry przegląd różnych ofert, które wysłali i gdzie w procesie są z każdym z ich klientów.
Przykład, w jaki sposób moduł CRM w RamBase dostarcza przegląd projektu.
Zaangażowanie wiedzy specjalistycznej działu
Dział rzadko pracuje nad projektem w pojedynkę. W pewnym momencie do projektu musi zostać włączony know-how konkretnego działu, aby posunąć go do przodu. Dla VVS Prefab, dzieje się tak, gdy klient zwraca się z prośbą o ofertę. Zapytanie to trafia bezpośrednio do działu technicznego, gdzie wykonywane są obliczenia, szkice projektowe i kontrola jakości. Kiedy obliczenia są gotowe, z systemu wysyłana jest oferta, która zawiera szczegóły techniczne i projekt. Następnie odpowiedzialność i dalsza opieka nad klientem wraca do działu sprzedaży.
Gdy w projekt zaangażowanych jest kilka działów i pracowników, przekazywanie informacji o projekcie i przydzielanie zadań może być trudne i czasochłonne. Dzięki RamBase, wszystkie działy pracują w tym samym systemie, co daje VVS Prefab pojedynczy przegląd projektu i kontrolę, której potrzebują do zarządzania wieloma projektami.
Dokumentacja wszystkich zadań
Dzieląc się systemem, funkcjonalność zadań staje się nieocenionym narzędziem. VVS Prefab stworzyło kilka procesów zadaniowych, aby usystematyzować wszystkie różne zadania, które muszą być udokumentowane podczas projektu. Jednym z przykładów jest "Proces ofertowy", który jest generowany przez kierownika projektu w momencie rejestracji projektu wiodącego. Kierownicy poszczególnych działów zaangażowanych w projekt otrzymują przypisane im zadania związane z obsługą oferty. Mogą oni następnie delegować zadania dalej, do każdego pracownika w swoim dziale, który dysponuje wolnymi mocami przerobowymi.
Procesy są oparte na wcześniejszych doświadczeniach i mogą być aktualizowane w trakcie trwania projektu, aby uwzględnić nowe doświadczenia i pomysły. Aktualizowanie systemu z ciągłymi ulepszeniami jest ważne, ponieważ odsuwa firmę od zależności od wiedzy poszczególnych pracowników.
Proces realizacji zadań w RamBase jest intuicyjny i łatwy w użyciu. Kierownik Projektu może nadzorować zadania przypisane do projektu, przeglądać terminy i zmieniać odpowiedzialność za zadanie, jeśli dana osoba nie jest w stanie go wykonać.
Procesy zadaniowe nie są ograniczone do zadań związanych z projektami. Jest to przykład związany z HR, dotyczący przyjęcia nowego pracownika do pracy.
Zintegrowanie kluczowych elementów sprzedaży
VVS Prefab musiało dokonać pewnych wyborów dotyczących ich sposobu pracy i sposobu działania RamBase. Wszystkie firmy działają nieco inaczej i dostosowanie systemu ERP, aby zaoferować identyczne procesy do tych, do których jesteś przyzwyczajony, byłoby czasochłonne i kosztowne zadanie konsultingowe. Kluczem jest znalezienie systemu, który dostarcza na podstawowych procesach swojej działalności i z dobrymi rozwiązaniami integracyjnymi, które zarządzają resztą.
Dla VVS Prefab, RamBase dobrze pasował do podstawowych procesów, które były potrzebne, takich jak finanse, zaopatrzenie, produkcja, logistyka, dokumentacja, jakość, CRM i sprzedaż. Dla działu sprzedaży, było kilka informacji o sprzedaży, których system nie dostarczał po wyjęciu z pudełka. To jest faux pas, aby wspomnieć arkuszy kalkulacyjnych Excel, gdy mówimy o ERP. Jednakże, jeśli są to informacje, które są używane do posiadania, eksport do programu Excel może być wykonane. Zapewnia szybkie i niedrogie rozwiązanie, aby dostać się i działa, przed rozważeniem uczynienia go aplikacji w systemie.
Na przykład, każdego wieczoru zewnętrzny arkusz kalkulacyjny sprzedaży jest aktualizowany informacjami z modułu CRM w RamBase. Arkusz kalkulacyjny zawiera informacje dotyczące wyników poszczególnych zespołów sprzedażowych i jest ważnym narzędziem kontroli zarządzania w VVS Prefab. Ta integracja pokazuje, jak RamBase może być elastyczny, aby dostosować funkcjonalność do potrzeb klienta, bez utraty integralności systemu i nadmiernego dostosowywania projektów na początku.
Część druga: Zaprojektujmy Produkt
"Kompleksowość" to trafne określenie dla wielu produktów, które produkuje VVS Prefab. Ich produkty są szyte na miarę w oparciu o wymagania i specyfikacje określone przez ich klientów. Od dużych systemów technicznych ogrzewania i chłodzenia do serii skomplikowanych szafek na rury, VVS Prefab potrzebuje systemu, który może obsłużyć wszystkie różne części i operacje wymagane do efektywnego budowania ich produktów.
Obsługa złożonego zestawienia materiałów
Jednym z rodzajów produktów, które produkuje VVS Prefab, są szafy techniczne. Przykład takiej szafy można zobaczyć na poniższym zdjęciu. Szafa ta składa się z kilku komponentów, które są unikalne dla konkretnego zamówienia klienta. Obsługa listy materiałowej produktu (BOM) jest kluczową siłą RamBase i sprawia, że skomplikowane produkty są łatwe do zarządzania. Sprowadza się to do tworzenia porządku w chaosie różnych części i operacji potrzebnych do zbudowania produktu.
Po lewej stronie znajduje się zmontowana szafa, a po prawej ta sama szafa z rozłożonymi częściami.
W RamBase, produkt otrzymuje strukturę, która składa się z kombinacji komponentów, podzespołów i operacji. Te podzespoły mogą być również strukturami produktu, które zawierają więcej komponentów, operacji i jeszcze więcej podzespołów. W RamBase nie ma ograniczeń co do ilości poziomów struktur, które system może obsłużyć. Innymi słowy, nie ma ograniczeń co do złożoności BOM, które RamBase może obsłużyć.
Obejrzyj wideo: Przewodnik krok po kroku, jak stworzyć strukturę produktu
Kontrola wszystkich zmian
W projekcie zawsze będą pojawiać się zmiany. Może klient ma nowe pomysły, albo jakieś czynniki zewnętrzne wpływają na dostęp do niektórych materiałów lub części. W RamBase łatwo jest zmieniać różne części w strukturze produktu w miarę postępów w procesie sprzedaży. Każda nowa wersja jest oznaczana do odpowiedniego dokumentu sprzedaży, dzięki czemu łatwo jest wiedzieć, jaka wersja została wysłana na każdym etapie procesu sprzedaży.
Myśląc bardziej długoterminowo o zmianach, pojawia się pytanie dotyczące outsourcingu części procesu produkcyjnego. VVS Prefab zawsze koncentrowało się na kontroli marży, jeśli chodzi o swoje produkty. Zauważyli pozytywny efekt rozważenia innych opcji dla różnych podzespołów w swoich produktach. Przy tym wszystkim, nigdy nie rezygnując z jakości. Zmiany często wpływają na koszt, cenę i marżę Twojego produktu. RamBase posiada przydatne funkcje, które pozwalają łatwo obliczyć wpływ zmian na cenę sprzedaży i marżę, takie jak kalkulator sprzedaży.
Obejrzyj film: Korzyści płynące z zastosowania Kalkulatora Sprzedaży w RamBase.
Część trzecia: Zarządzanie zleceniem
Gdy projekt produktu zostanie zatwierdzony przez klienta, a struktura produktu zdefiniowana w systemie, projekt wchodzi w nową fazę z aktywnym zamówieniem. Zespół sprzedaży w VVS Prefab może teraz skoncentrować się na nowych leadach, mając pewność, że aktywne zamówienie będzie płynnie generować zarówno zamówienia jak i zlecenia produkcyjne w RamBase.
Sprawna obsługa zakupów
Głównym powodem, dla którego VVS Prefab wybrało RamBase, była potrzeba posiadania wydajnego narzędzia do zakupów. Weźmy na przykład kontrolę zapasów: Posiadanie zbyt wielu pozycji w magazynie jest kosztowne, ale nie można też dopuścić do ich wyczerpania. Innym przykładem nieefektywnych zakupów jest wysyłanie wielu zamówień do dostawcy na ten sam komponent dla różnych projektów. Posiadanie systemu identyfikującego możliwość łączenia zamówień razem i uzyskiwania potencjalnych rabatów jest korzystne dla wyniku końcowego i środowiska. RamBase identyfikuje wszystkie te problemy dla VVS Prefab, dając im efektywne narzędzie zakupowe do zarządzania wieloma projektami jednocześnie.
Wszystkie potrzeby zakupowe są rejestrowane w aplikacji zaopatrzenia, posortowane według wewnętrznej daty realizacji. Przegląd ten jest dla działu zaopatrzenia miejscem, w którym można zorientować się w sytuacji w zakresie zapotrzebowania i dostępności towaru. Lista jest automatycznie aktualizowana, gdy stan magazynowy jest poniżej pożądanego minimalnego poziomu ilościowego lub gdy zlecenia sprzedaży lub zlecenia produkcyjne nie mogą być zrealizowane z powodu braku towaru.
Przykład wszystkich potrzeb zakupowych w firmie aktualizowanych w jednym oknie
Inteligentne funkcje w RamBase oszczędzają cenny czas VVS Prefab. Np. sortowanie potrzeb zakupowych w kierunku jednego dostawcy z ogólnej listy i użycie opcji wybierz wszystko. Wtedy nowe zamówienie zakupu zostanie automatycznie wygenerowane i uzupełnione o potrzebne informacje. Zamówienia nie są zablokowane, możesz ręcznie dodać więcej pozycji, zmienić daty itp. W idealnym świecie nie byłoby potrzeby ingerencji, ale sztywny system, który nie pozwala na szybką interwencję, nie jest idealnym rozwiązaniem.
Aplikacja zakupowa w RamBase dała działowi zaopatrzenia w VVS Prefab bardziej efektywny sposób pracy. Wcześniej ich głównym zadaniem było aktywne zbieranie informacji, teraz wszystko jest przechowywane w systemie, a ich praca jest bardziej skoncentrowana na podejmowaniu strategicznych decyzji zakupowych.
Kiedy odpowiednie pozycje są dostarczane od dostawców, wszystkie pozycje przechodzą przez proces przyjęcia towaru. Po przejściu kontroli jakości są one umieszczane w magazynach w zależności od konkretnych potrzeb. Artykuły specyficzne dla danego projektu są umieszczane w oddzielnych lokalizacjach w magazynie lub dostarczane bezpośrednio do odpowiednich stanowisk pracy. System jest na bieżąco aktualizowany o wszystkie informacje, których operatorzy magazynu potrzebują do realizacji zamówienia.
Inteligentne zarządzanie produkcją
Tak samo jak w przypadku aplikacji do zamówień, Kierownik Produkcji posiada w RamBase listę "go-to" zawierającą wszystkie aktywne zlecenia produkcyjne. VVS Prefab zarejestrowało wszystkie swoje stanowiska pracy w RamBase. Następnie system tworzy indywidualną listę zleceń produkcyjnych dla każdego stanowiska. W ten sposób właściciele stanowisk pracy mogą sami organizować swój czas, bez konieczności uczestniczenia w codziennych spotkaniach warsztatowych lub śledzenia wydrukowanych zleceń papierowych, aby wiedzieć, czego się od nich oczekuje.
VVS Prefab produkuje elementy na podstawie indywidualnych projektów klientów, a lista w RamBase jest aktualizowana po zarejestrowaniu nowych zamówień sprzedaży. W przypadku firm, które stosują model make-to-stock, lista produkcji zostanie uruchomiona w momencie, gdy pozycje zejdą poniżej minimalnego poziomu zapasów. Nie ma potrzeby ręcznego liczenia pozycji lub regularnego śledzenia, system automatycznie przejmuje kontrolę i koryguje liczbę potrzebnych pozycji.
Złożony produkt może składać się z wielu zleceń roboczych. System identyfikuje, które zlecenia są gotowe do produkcji, a które czekają na części lub inne zlecenia produkcyjne. Taki podział tworzy dla VVS Prefab efektywną produkcję i pozwala połączyć pracę nad kilkoma projektami w tym samym czasie. Jeśli coś zakłóca czas dostawy projektu, system ostrzega o tym. Ostrzeżenie może być wywołane przez kilka aspektów, takich jak niewystarczająca wydajność jednej lub kilku maszyn, czas dostawy niektórych elementów lub niewystarczająca ilość czasu na ukończenie produkcji wymaganej dla danego projektu w dostępnym czasie. Z efektywnym systemem planowania produkcji, takim jak RamBase, rola kierownika produkcji nie polega na mikrozarządzaniu, ale raczej na nadzorowaniu wszystkich zleceń produkcyjnych i znajdowaniu rozwiązań dla potencjalnych wąskich gardeł i opóźnionych dostaw.
Obejrzyj wideo: Kontrola potrzeb produkcyjnych i tworzenie zleceń prac produkcyjnych.
Część czwarta: Kontrola w trakcie realizacji projektu
Zarządzanie wieloma projektami z różnymi klientami i unikalnymi specyfikacjami produktów wymaga systemu, który może przekształcić wszystkie te informacje w przyjazne dla użytkownika przestrzenie robocze dla różnych pracowników w Twojej organizacji. Od operatorów warsztatów, poprzez kierowników projektów, aż po zespół zarządzający; kluczem jest dostarczenie informacji w czasie rzeczywistym do każdego pracownika.
Przegląd w czasie rzeczywistym
Uzyskiwanie bieżącego obrazu tego, co dzieje się w firmie jest ważne. Wzbogacenie tego przeglądu o informacje o spodziewanych i zrealizowanych przychodach każdego miesiąca jest niezwykle istotne. Dzięki rozwiązaniu CRM w RamBase, zespół sprzedaży w VVS Prefab ma pełną kontrolę nad wszystkimi aktywnymi leadami. Inne działy mogą śledzić postępy i być powiadamiane w razie potrzeby. I wreszcie, zespół zarządzający otrzymuje ogólne informacje finansowe w czasie rzeczywistym, których potrzebuje, aby zobaczyć, że firma zmierza we właściwym kierunku.
Przykład tablicy szans CRM z widokiem prognozy na miesiąc
Kontynuacja finansowej strony projektu
VVS Prefab używa funkcji zamówienia sprzedaży w RamBase, aby uzyskać informacje finansowe specyficzne dla projektu, których potrzebują. W tym widoku mają oni kontrolę nad marżą projektu oraz nad tym, jak zmienia się ona w czasie rzeczywistym w miarę postępu projektu. Wszystkie pozycje w projekcie są wyszczególnione z indywidualnymi cenami i marżami.
Przykładowy widok zamówienia sprzedaży z wszystkimi informacjami umożliwiającymi dokładny przegląd projektu.
Wszystko w systemie jest połączone, a sprawdzenie kosztów związanych z aktualną produkcją jest możliwe za pomocą kilku kliknięć. VVS Prefab może łatwo uzyskać dostęp do produkcji powiązanej z zamówieniem sprzedaży i sprawdzić, czy przekroczyli planowany czas i materiał dla każdej pozycji. Wnioski z jednego projektu mogą być następnie przeniesione do następnego projektu.
VVS Prefab uznał za użyteczną funkcjonalność zatwierdzania związaną z marżą brutto. Oznacza to, że system jest skonfigurowany w taki sposób, że określone pozycje zamówienia z marżą brutto poniżej pewnej wartości progowej, spowodują ostrzeżenie i muszą zostać zatwierdzone przez przełożonego. Pozwala to VVS Prefab zawsze mieć kontrolę nad marżami bez konieczności nadzorowania wszystkich transakcji przez kierowników.
Cała dokumentacja gotowa na wyciągnięcie ręki
Jedną z kluczowych funkcji w RamBase jest przepływ dokumentacji przez system.RamBase jest zbudowany wokół koncepcji dokumentów, które przepływają z jednego procesu biznesowego do drugiego. Na przykład, prośba o wycenę jest przekazywana do wyceny, a następnie do zamówienia i awiza wysyłki.
Pomiędzy pierwszą wyceną dla klienta a wyprodukowanym produktem końcowym, najprawdopodobniej miały miejsce negocjacje dotyczące ceny, warunków i specyfikacji technicznej. Dla VVS Prefab istnieje kilka szczegółów, które muszą być wyjaśnione z klientem przed i w trakcie projektu. Szczególnie w fazie inżynieryjnej na początku, błędne założenie i produkt nie będzie działał. Dlatego tak ważne jest posiadanie systemu, który prawidłowo odbiera i zapisuje informacje. Jest to szczególnie ważne w sytuacjach odchyleń, kiedy można łatwo cofnąć się i znaleźć szczegóły dotyczące wszelkich uzgodnionych żądań zmian. Wszystkie te informacje mogą być przechowywane i łatwo odnajdywane przez każdego w RamBase.
Wreszcie, gdy produkt jest gotowy do wysyłki, wystarczy jedno kliknięcie, aby otrzymać pakiet dokumentów zawierający wszystkie odpowiednie certyfikaty i rysunki dla wszystkich elementów struktury produktu.
Nie ma potrzeby, aby kontroler dokumentów ręcznie wyszukiwał odpowiednie rysunki, specyfikacje techniczne lub świadectwa pomiarowe dla każdego elementu - system robi to za Ciebie.