Varför långa procedurer misslyckas (och vad man kan göra i stället)

Ärligt talat, när läste du senast en lång procedur från början till slut utan att skumma igenom den? De flesta av oss hoppar mellan avsnitt, söker efter nyckelord och missar till slut själva poängen.

Den här utmaningen växer i takt med att en ny generation kommer in i arbetslivet. De har vuxit upp med TikTok, YouTube-klipp och Snapchat - snabba, visuella meddelanden som är över på några sekunder. TL;DR (Too Long; Didn't Read) är en självklarhet för dem. Om dina procedurer känns som en roman kommer du att tappa deras uppmärksamhet långt innan du kommer till det som faktiskt är viktigt.

Och det är ett problem. För i ett företag är rutiner inte bara "pappersarbete." De är spelreglerna för hur vi arbetar säkert, korrekt och effektivt. Och när medarbetarna inte tar till sig innehållet drabbar det både inlärningen och säkerheten.

Från textmassor till lärande som fastnar

En procedur behöver inte vara en enda stor textmassa. Faktum är att den nästan aldrig bör vara det. Långa procedurer gör att människor kopplar bort och den kunskap vi vill att de ska ta till sig går förlorad. Därför måste vi tänka om: procedurer ska skapas för de som skall använda dem, inte för att fylla en pärm. Hur gör vi det?

RamBase QMS Standardisera och visualisera

• Använd bilder som visar den faktiska utrustningen och arbetsplatsen.
  
• Lägg till korta videor som visar hur man gör uppgiften i praktiken - gärna med stöd av punktlistor.

• Markera de kritiska delarna med pilar, texter eller kommentarer.

• Håll en konsekvent struktur så att varje procedur känns igen - oavsett om det gäller skyddsutrustning eller säkerhetsrutiner.

Och ibland behövs inte ens en procedur. Kanske räcker det med ett kort meddelande, en länk till externt material eller en en-sidig sammanfattning från en kund. Poängen är att använda rätt format för rätt budskap, till exempel:

• Offshorepersonal får den senaste en-sidiga sammanfattningen om lyftoperationer.

• Alla får månadens HSE-tema - till exempel hur små, dagliga vanor kan minska risken för fallolyckor.
• Verkstadspersonal får uppdateringar om rutiner för verktygshantering.
• Löneavdelningen får information om förändringar i skatteregler eller frånvarorapportering.

Med tydliga roller och krav slipper du spamma alla och varje medarbetare får bara den information som är relevant för just dem.

Från läsning till lärande

En läsbekräftelse är bra, men den är ännu mer effektiv när den kombineras med ett test, ett utbildningsdokument eller en kort quiz. På så sätt säkerställer du att både inlärning och ansvarstagande verkligen sker. Som chef kan du vara säker på att dina medarbetare har förstått innehållet och att du har gjort ditt för att säkerställa både regelefterlevnad och säkerhet.

Det är här RamBase QMS gör skillnad. Det låter kanske komplicerat, men det behöver inte vara så. RamBase Quality Management System ger dig de verktyg du behöver för att hantera hela procedurflödet på ett smart och användarvänligt sätt.

Med RamBase QMS kan du:

• Skapa procedurer i flera olika format: text, bilder, video, punktlistor.
• Säkra läsbekräftelser och rollbaserade krav.
• Länka procedurer till utbildning, tester och quiz.
• Ge medarbetarna en tydlig och konsekvent struktur - varje gång.

Resultatet? Du behåller kontrollen. Medarbetarna får procedurer som de faktiskt kan använda i sitt dagliga arbete och tillsammans skapar ni en säkrare och mer effektiv arbetsplats.

Amanda Bowles, Quality Manager på Eramet, är en av våra kunder som har använt RamBase QMS i över 10 år och som värdesätter visuell storytelling när det gäller företagets procedurer:

RamBase QMS är vår kunskapsdatabas för hur vi hanterar alla våra processer och aktiviteter. Man kan använda bilder, filmer, text, diagram, pilar - allt möjligt. Det är verkligen flexibelt på det sättet. Och du kan anpassa det så att det når den målgrupp du vill mycket snabbt. Och det är här värdet ligger.

Fem kunder beskriver hur RamBase QMS ger dem kontroll över procedurer och processer.