Tre ingredienser for kontinuerlig forbedring

I en verden hvor markedet er i stadig endring og kravene øker, er kontinuerlig forbedring mer enn bare en nødvendighet – det er en konkurransefordel. Virksomheter må hele tiden tilpasse seg skiftende krav fra kunder, myndigheter og interne aktører. Hvordan kan bedrifter sikre at de ikke bare overlever, men blomstrer i en slik kontekst? Svaret ligger i systematisk dokumentering, etterlevelse og læring. 

Kontinuerlig forbedring og utvikling er basiskrav som må møtes i alle virksomheter. Krav og forventninger endres og forsterkes hele tiden av kunder, brukere, myndigheter, eiere og politikere. I bærekraftige virksomheter stiller også medarbeidere og fagpersoner krav om utvikling og endring, både fordi de vil bruke og videreutvikle sin egen kompetanse og for å kunne være stolt og fornøyd med de produktene og tjenestene de er med å skape.

Planlegge og realisere konkrete resultater og effekter

Kontinuerlig forbedring og utvikling handler om å planlegge og realisere konkrete resultater og effekter. Virksomheter kan skape forbedringer innen fire områder:

Bedre kvalitet 

Reduserte kostnader

Bedre HMS

Redusert leveransetid / økt kapasitet

Å etablere kontinuerlig og systematisk forbedring i virksomheter betyr å skape konkurransekraft. Men å optimalisere og forbedre eksisterende arbeidsprosesser ikke alltid nok. Noen ganger kreves større endringer og omstillinger. Det er behov for innovasjon og radikal forandring. For å lykkes med dette trenger virksomheter både mennesker og organisasjoner som lærer. Eksempler på forbedring kan være:

En butikk som øker salget av varer gjennom netthandel = styrket kapasitet og kvalitet

En skole som reduserer frafall = økt kvalitet, bedre HMS, reduserte kostnader

En fabrikk som produserer mer metall med mindre feil på kortere tid = Økt kvalitet, reduserte kostnader, redusert leveransetid

En kommune reduserer sykefraværet = bedre HMS og kvalitet, reduserte kostnader, økt kapasitet

Hva bidrar til læring?

Veien til å bli en lærende organisasjon er lang og krevende. I RamBase har vi jobbet mye med å forstå hva som kan bidra til læring i organisasjoner. En tilnærming vi ser kan være nyttig er etablering av prosesser for effektiv dokumentering, effektiv utførelse og effektiv læring.

Effektivt dokumentert handler om å definere, kartlegge, beskrive og formidle de sentrale arbeidsprosessene i virksomhetene. Formålet er å standardisere beste praksis og sikre at denne blir delt og lært av alle som skal utføre arbeidsprosessen. I effektivt dokumentert-prosessen et det viktig å få kartlagt og satt ord på både synlig og taus kunnskap. Det er også avgjørende å fremstille og formidle arbeidsprosessene slik at kunnskap og kompetanse effektivt kan tilegnes av de som trenger den. Å løse en slik prosess krever både strategi, metodikk, kompetanse og egnede verktøy. I RamBase QMS tar vi i bruk visuelle dokumenter og prosessmodellering for å hjelpe våre kunder med å effektivt dokumentere arbeidsprosesser.

Effektivt utført handler kort og greit om å gjøre det vi har sagt vi skal gjøre. Formålet er å sikre 100% samsvar mellom beskrivelsen og utføringen av en arbeidsprosess. Ved å sikre samsvar blir utfallet rett hver gang og krav om kvalitet, økonomi, HMS og kapasitet blir nådd hver gang. Å sikre etterlevelse er en kritisk prosess som krever opplæring, samsvarsvurdering, avvikshåndtering og korrektive tiltak som sikrer samsvar og etterlevelse. Også her er strategi, metodikk og egnede verktøy avgjørende for å lykkes. I RamBase QMS tilbyr vi WOC-verktøyet, en effektiv ressurs som aktivt bidrar til å opprettholde samsvar mellom beskrivelsen og utførelsen av arbeidsprosessene.

Effektivt lært handler om å aktivere medarbeiderne sine erfaringer og kompetanse til å forbedre arbeidsprosessene. Formålet er effektiv dokumentering og etterlevelse av nye arbeidsprosesser som er raskere, tryggere eller gir bedre kvalitet. Å sikre læring er en kritisk prosess som krever rett lederskap, organisasjonskultur og egnede verktøy. I RamBase QMS følges dette opp med integrert tiltakslogg hvor ansatte kan registere avvik og muligheter for å bidra til kontinuerlig læring i bedriften. 

Riktig verktøy for kontinuerlig forbedring

Kontinuerlig forbedring er avgjørende for å opprettholde konkurransekraft og kvalitet. Modulene til RamBase QMS gir din virksomhet verktøyene for å dokumentere, etterleve og lære av prosessene på en måte som sikrer bærekraftig vekst.