Seagarden, som er en ledende kollagenprodusent i Skandinavia, opplevde en betydelig forbedring i styringsprosesser, kompetansekontroll og avvikshåndtering etter implementeringen av RamBase QMS. Overgange til nytt kvalitetstyringsystem har ikke bare løst mange av deres utfordringer, men har også styrket deres evne til å opprettholde strenge kvalitetsstandarder og drive kontinuerlig forbedring.
Seagarden er Skandinavias eneste produsent av kollagen, som de produserer av villfanget torsk fra Nord-Atlanteren. Selskapet ble startet i 2000 og har hovedkontor og produksjonsanlegg på Avaldsnes på Karmøy og nærmere 30 ansatte.
Utfordringer og krav
"Vi opplevde behov for et styringssystem som kunne tilrettelegge for dokumentert teoretisk opplæring." Lucyna Filipek, Quality Manager Seagarden
Som sertifisert bedrift er Seagarden pliktet til kontinuerlig forbedring av styringssystemet for mattrygghet med sporing av endringer. Manuell dokumentstyring viste seg å bli for ressurskrevende ettersom bedriften vokste og aktivitetsmengden økte.
Vi trengte også et system med adgangskontroll for å kunne styre hvem som til enhver tid har tilgang til hvilke deler av styringssystemet. Vi lette også etter et brukervennlig avvikssystem som kunne gi oss mulighet for rask registrering og enkel behandling av uønskede hendelser eller forbedringsforslag", forteller Seagardens Quality Manager, Lucyna Filipek.
Løsningen deres ble RamBase QMS.
"Med RamBase QMS er arbeidet med kontinuerlig forbedring mye enklere. Avvikssystemet har integrert en «hvorfor-hvorfor»-analyse som hjelper til i arbeidet med å finne årsak og bakenforliggende årsak. I RamBase QMS kan registreringen av avviket enten gjøres via en app på mobiltelefon eller på PC-en. Man kan registrere avvik og i tillegg dokumentere dette gjennom å legge ved bilder i forbindelse med avvik og hendelser, forteller Filipek.
Innspill og tilbakemeldinger
Hun opplever at det kontinuerlige forbedringsarbeidet har blitt mye enklere takket være muligheten for å legge tilbakemeldinger på dokumenter som ligger i systemet.
"Dette gir oss mulighet for å få gode innspill fra ansatte, og betyr at folk som faktisk utfører arbeidet i det daglige, kan bidra til å vedlikeholde og forbedre prosedyrene de selv bruker i sitt arbeid. Det bidrar til å styrke eierskapet og engasjementet for HMS og kvalitetssystemet vårt, og bidrar i tillegg til kontinuerlig forbedring. Systemet kan definere revisjonsintervall på hvert enkelt dokument noe som hjelper til å oppdatere/gjennomgå dokumenter før de blir for gamle", sier Filipek.
Full kontroll over nødvendig kompetanse
Kvalitetssjefen opplever at hverdagen har blitt enklere. Hun forteller ved hjelp av dokumentasjonsmodulen har alle nyansatte i Seagarden får en oversiktlig og fullstendig opplæringsplan å forholde seg til som skjer automatisk basert på innstillinger i systemet.
"RamBase QMS er et system som er lett å bruke, og det er enkelt å opprette og revidere dokumentene, og for en vanlig bruker er systemet oversiktlig når en skal finne frem. Det er også en stor fordel å kunne knytte krav og kompetanse til ulike roller i bedriften. På den måten sikrer vi at alle ansatte har tilgang til å tilegne seg nødvendig kompetanse, og vi kan sette opp intervall for oppfrisking av kunnskap", forteller Filipek.
En utfordring Seagarden hadde med sitt gamle manuelle system var å behandle tilbakemeldinger og forbedringsforslag for prosedyrer, og få kommunisert nye eller endrede opplæringskrav til de ansatte.
"Alle ansatte får informasjon om endringer i arbeidsrutiner og prosedyrer som tilhører deres roller og ansvarsområde med en gang en prosedyre er endret eller oppdatert. Funksjonen med lesebekreftelse er et svært nyttig verktøy i den forbindelse. Nå blir informasjon automatisk gitt gjennom RamBase QMS – uten behov for manuell oppfølging, " konstatere Filipek.
Lettere å lære av avvik
Seagarden hadde også et stort behov for å få et enklere og mer oversiktlig avvikssystem.
"Dette var svært viktig for oss, og nå kan vi ved hjelp av RamBase QMS knytte flere tiltak og aksjoner inn i én enkelt avviksbehandling. Vi kan også sammenlikne liknende avvik og hendelser, noe som gir oss bedre oversikt over hvilke avvik og hendelser som går igjen, og hvor vi må rette fokus," forteller Filipek
Med RamBase QMS har avviksregistrering for Seagarden blitt enklere, og inneholder både vurdering av risiko for prioritering av avvik samt hvorfor-hvorfor analyse og informasjon om konsekvenser og mulige konsekvenser knyttet til avviket.
"Påminnelser via varsling på e-post om rapporterte avvik og tidsfrister sparer oss for mye arbeid," forteller Filipek.
Ressursbesparende
Seagarden illustrerer tydelig hvordan investering i moderne styringssystemer som RamBase QMS kan drive virksomhetsendring. Med bedret avvikshåndtering, effektiv kompetansestyring og automatisert dokumentasjon, frigjør de ressurser som tidligere var bundet opp i manuelle prosesser.
"Arbeidsdagen har blitt mye enklere med tanke på kontroll av dokumentasjon i kvalitetssystemet vårt. Styring av revisjonsintervaller og automatisk informasjon til ansvarlige for enkelte dokumenter når det er tid for revisjon, sparer ressurser som tidligere måtte til ved manuell styring," understreker Filipek.
|
La oss forenkle din hverdagVi tar gjerne en gjennomgang med deg for å vise hvordan våre løsninger kan gjøre din bedrifts arbeidsdag enklere og tryggere. |
KOMMENTARER