I dagens arbeidsliv er det vanlig å se en full møtekalender, spesielt på ledernivå. Mange ledere føler at de ikke får tid til å gjøre jobben de ønsker å gjøre på grunn av alle møtene. Dette reiser spørsmålet om møter faktisk bidrar til den nødvendige forbedringen i forhold til den investerte tiden? Finnes det bedre måter å lede på?
Effektivitet og nytten av møter
De siste årene har mange ledere uttrykt frustrasjon over at møtene spiser opp tiden deres. Disse lederne, som kommer fra ulike deler av landet og fra forskjellige ledelsesnivåer, gir uttrykk for at møtene ofte ikke er nyttige i forhold til oppgavene som skal løses. Er det mulig at det tradisjonelle møtet har blitt mer et hinder enn en løsning?
«Go to Gemba» - en løsning fra Lean-filosofien
Lean-filosofien introduserer konseptet "Go to Gemba," som betyr å gå til stedet der arbeidsoppgavene faktisk utføres. Direkt observasjon og nærhet til praksis er essensielt for god ledelse. Et møte på Gemba, der problemer observeres og løsninger utvikles i sanntid, kan være langt mer effektivt enn et tradisjonelt møte i et konferanserom.
En full møtekalender gir liten tid til å besøke Gemba. Når problemer gjentar seg, er det ofte ledelsen samles i møter for å diskutere disse. Hvis disse møtene skjer uten først å besøke Gemba, og resultatet ikke fører til konkrete tiltak som hjelper de ansatte, kan dette påvirke både motivasjon og tillit til ledelsen negativt. Over tid kan dette føre til svakere jobbutførelse og redusert kvalitet.
Frakoblet eller påkoblet ledelse?
Ledelse kan deles inn i to hovedkategorier: "management" og "leadership." Management omfatter administrative oppgaver som planlegging, økonomi og rapportering. Informasjonsdelen av møter er ofte knyttet til denne typen ledelse.
Leadership handler derimot om å utforme visjoner og strategier, motivere ansatte, samt kommunisere og skape en kultur for en lærende organisasjon. Drøfting og refleksjon i møter hører til denne typen ledelse og bidrar mest til utvikling i en organisasjon. Gode ledere er ofte ute i feltet, på Gemba, for å koble seg på organisasjonen de leder.
Ledere som tilbringer store deler av arbeidsdagen borte fra sine ansatte, kan oppfattes som distanserte og frakoblet fra organisasjonen. Selv om det kan være nyttig med rådgivere og konsulenter, kan det å sende en medarbeider til Gemba uten å gå selv, forsterke frakoblingen. En leder kan ikke sende en vikar til Gemba.
Paradokset med full møtekalender
Ironisk nok kan en leder sitt fravær fra Gemba være en av årsakene til den fulle møtekalenderen. Det er utfordrende å kombinere et godt lederskap med den møtekalenderen mange av dagens ledere har. En leder sa det slik:
«Det er som om jeg er kommet inn i et system som bare ruller og går, uten at jeg har mulighet til å stoppe galskapen.»
Når vi spør ledere om hva som gjør dagen god for dem, er det nettopp de dagene der de er sammen med sine ansatte, finner løsninger på problemer sammen med dem, og får gitt tilbakemeldinger på jobben de gjør. Og de ansatte forteller at en god dag for dem er når de får tilbakemeldinger på jobben de gjør, og de opplever å mestre sine oppgaver. Viktig for de ansatte er det også å møte forståelse i ledelsen for de utfordringer de har. Å få hjelp til å løse problemet – ikke bare snakke om det. Leder og ansatte har altså rimelig samsvarende ønsker for en god arbeidsdag. Velges metoder og organisering som innfrir disse ønskene? Er det tradisjonelle møtet et rett tiltak for å oppnå en slik god arbeidsdag?
Når ansatte sjelden møter sin leder i praksisfeltet, ber de om møter for å få nødvendig kontakt. Dermed kan fravær fra Gemba paradoksalt nok føre til flere møter.
Når er et møte løsningen?
Under visse forhold kan tradisjonelle møter være løsningen på problemer. Antallet møter og deltakere bør vurderes nøye. Man bør spørre seg om et møte virkelig vil løse problemet, eller om det finnes mer effektive måter. Det er også viktig å avklare lederens tilgjengelighet: på hvilken måte, når, og for hvem.
Når formålet med møtet er klart for alle deltakere, de har forberedt seg, og det gjøres en oppsummering der oppgaver fordeles og oppfølging sikres, kan møter være en del av løsningen. Men forutsetningen er at deltakerne har vært i Gemba først, eller at første punkt på agendaen er "Go to Gemba."
Ved å stille kritiske spørsmål om møtekulturen og vurdere alternative tilnærminger, kan ledere kanskje finne en bedre balanse som fremmer effektivitet og kvalitet i deres organisasjoner.
"Go to Gemba" - med RamBase
Hos RamBase har vi utviklet vårt eget verktøy kalt WOC (Walk Observe Communicate), som gjør det mulig for ledere å gå sammen med de ansatte, observere hvordan de utfører sitt arbeid, og finne forbedringer sammen.
Med WOC og andre Lean-verktøy hjelper våre konsulenter bedrifter med å jobbe på en mer effektiv og Lean måte.
Kontakt oss i dag for å se hvordan vi kan hjelpe din bedrift å bli Lean.
KOMMENTARER