Standardisering av oppgaver og utarbeidelse av prosedyrer og instrukser hemmer kreativiteten på en arbeidsplass er det noen som hevder. Det går ut over friheten den enkelte ansatte har til å løse sine oppgaver og bidrar ikke til innovasjon og nytenkning. Men må det være sånn?
Er standardisering lurt?
Det er i det minste to viktige hovedgrunner til hvorfor det er fornuftig å standardisere:
- Vi må følge krav fra kunder, myndigheter, eiere og ledelse
- Vi må være enige om en metode for å kunne forbedre den
Følge krav
Alle bedrifter er underlagt ulike krav fra myndigheter, kunder, eiere og ledelse som må etterfølges. Disse kravene implementeres gjennom prosedyrer, instrukser og standarder som beskriver virksomhetens rutiner. Når vi utfører en arbeidsoppgave, må vi sikre at kravene blir oppfylt. Dette ligner på å følge trafikkreglene - det er noe vi ikke kan velge vekk
En utfordring ligger i å finne en enkel og effektiv måte å følge kravene på, slik at det blir en naturlig del av de daglige oppgavene. Når de ansatte føler seg trygge på sine oppgaver og raskt kan finne prosedyrene, skaper dette en atmosfære av trygghet på arbeidsplassen og frigjør tid i tilfelle uvanlige eller uventede hendelser. Det er lite effektivt å måtte lete etter en fremgangsmåte når noe plutselig skjer, og da er det heller ikke tid for å eksperimentere eller improvisere.
Standardisere for å forbedre
For å kunne forbedre en arbeidsmetode eller arbeidsoppgave, er det viktig å ha en felles forståelse av hvordan oppgaven blir utført i dag. Når hver ansatt har sin egen tilnærming, kan det føre til variasjoner i resultatene. Noen ganger kan virksomheten levere på topp, mens andre ganger ikke helt nå målet. Dette ujevne resultatet skaper ikke den ønskede konsistensen over tid, og kundene fortjener å kunne forvente pålitelighet i leveransene.
Som bedrift må vi først og fremst sørge for at alle kundene får et tilstrekkelig godt produkt, en minimumsstandard for kvalitet. Dette innebærer behovet for en standard som beskriver arbeidsoppgavene for å oppfylle dette kravet. Når standarder er etablert, har de ansatte muligheten til å bruke sin kreativitet til å forbedre standarden og løfte kvaliteten på tvers av linjen.
Samle dere om en ny standard, test den grundig før implementering, og begynn deretter jakten på nye forbedringsmuligheter!
Hemmer standardisering kreativiteten?
Svaret bør være nei, det trenger ikke være noen motsetning mellom standardisering og kreativitet. Men vi kan ikke være kreative på alle områder og ikke alltid. Krav må følges. Men vi kan bruke kreativiteten til å forbedre leveransene våre, og her har de fleste virksomheter noe å hente.
Arbeidsgiver kan sette av tid og ressurser til å drive med forbedringsarbeid, og den enkelte arbeidstaker kan aktivt lete etter forbedringsmuligheter og foreslå disse. Noen råd for standardiseringsarbeidet:
Fokuser! Prioriter viktige prosesser og oppgaver for å sikre klarhet blant ansatte.
Involver! De ansatte kjenner oppgavene best og er best egnet til å forbedre dem.
Tenk på leseren! Lag enkle, korte og visuelle beskrivelser. Unngå lange tekster.
Prioriter! Oppmuntre til forbedringsarbeid og sett av ressurser. Det vil lønne seg!
KOMMENTARER