Skip to content
×
×
RamBase oktober 25, 2023 1 min read

Oppskrift på kontroll: Rydd i dokumentene som en mesterkokk

Når vi lager en god middag, handler det ikke om å bruke flest mulig ingredienser, men om å bruke de riktige ingrediensene på riktig måte. Et overfylt kjøkken med utallige ingredienser kan fort bli kaotisk og vanskelig å navigere i. På samme måte kan et ledelsessystem overbelastet med dokumenter bli ineffektivt og forvirrende for de ansatte.

Løsningen er ikke alltid å lage et nytt dokument.

Når det skjer en uønsket hendelse, løser vi det av og til med å lage en ny rutine for å hindre at det skjer igjen. En ny rutine betyr ofte (dessverre og av en uforklarlig grunn) et nytt dokument. Veldig ofte har vi et dokument (eller flere) som handler om det samme fra før. Er vi heldige sier de det samme, er vi ikke fullt så heldige, motsier de hverandre. Og da har vi virkelig lagt et godt grunnlag for å forvirre folk og undergrave hele systemet.

For å sikre at systemet forblir brukervennlig og effektivt, kan det være smart å å følge en liten sjekkliste når trangen til å lage nye dokumenter melder seg:

  • Må det beskrives? Alt må ikke beskrives i minste detalj.
  • Er det beskrevet fra før?
  • Er det beskrevet godt nok fra før?
  • Hører det naturlig hjemme i et eksisterende dokument?
  • Gjør det enkelt!

 

Dokumentene skal jo leses og forstås av de ansatte. Jo flere dokumenter vi legger inn i systemet, jo vanskeligere blir det å holde oversikten. Akkurat som i matlaging hvor antall ingredienser ikke er målet på hvor god retten blir, må vi vurdere og smake, revidere og fjerne for å ha kontroll på ledelsessystemet.

For å lage gode måltider på en effektiv måte, er det lurt å holde kjøkkenet ryddig og ha de nødvendige ingrediensene lett tilgjengelige. På samme måte er det lurt å holde ledelsessystemet enkelt og ryddig. Det er mye bedre med et enkelt, levende og ajourholdt system enn en overfylt og kaotisk samling av dokumenter som ingen finner frem i.

Ved å fokusere på enkelhet og klarhet kan vi skape et system som alle ansatte forstår og kan bruke effektivt. Dette er oppskriften til suksess, både på kjøkkenet og på arbeidsplassen.

 

Klar for orden?

Vi er hjelper deg med å få kontroll på dine dokumenter.

 

 

KOMMENTARER