Å rydde i skuffer, skap, boder, loft og garasjer kan være befriende. Ekstra tid hjemme gjør oss ofte mer oppmerksomme på rot og uorden, og gir en fin anledning til å få sortert og fjernet ting. Dette prinsippet gjelder også på arbeidsplassen. Å rydde i organisasjonens systemer og verktøy kan være en nyttig oppgave, selv om det kan virke slitsomt i øyeblikket. Rydding og revisjon går hånd i hånd og bidrar til bedre orden og effektivitet.
Riktig og relevant informasjon
Å organisere et ledelsessystem innebærer å forsikre seg om at informasjonen og dataene er nøyaktige og relevante. Dette involverer ulike aktiviteter:
- Sørg for å gjennomgå og oppdatere krav fra myndigheter, kunder, eiere og andre interessenter.
- Revidere prosedyrer og instrukser slik at de innholdet samsvarer med dagens praksis og krav. Hvis det er avvik mellom prosedyrer og praksis, må enten prosedyren revideres eller praksis endres.
- Sikre at dokumentene er lett tilgjengelige for relevante lesere; det vil si å sjekke at ansatte har riktige roller med tilgang til sine dokumenter
- Sikre at ansatte er registrerte med riktige data og at tidligere ansatte er arkiverte og ikke lenger har tilgang til systemet
Forenkle og forbedre
Når du reviderer dokumenter, er det samtidig en god anledning til å forenkle og forbedre innholdet. Du skal sikre at innholdet er relevant og enkelt å forstå for leseren. Ikke for detaljert og ikke for generelt. Lange setninger, fremmedord og generelt mye tekst er med på å gjøre innholdet vanskeligere å forstå.
Innholdet må være enkelt utformet:
- Standardisert oppsett, bruk faste maler
- Skriv korte setninger og vær rett på sak
- Symboler, bilder og flytmodeller beskriver mye mer enn tekst
- Korte videoer er glimrende til å fortelle hvordan noe skal gjøres, tenk YouTube
Mål med rydding er å forenkle og forbedre
Unngå dobbelt innhold og økt risiko
Når du tar en grundig gjennomgang av ledelsessystemet, er det viktig å sikre at oppgaver og aktiviteter er tydelig beskrevet på ett sted og ikke gjentas i flere dokumenter. Dette vil bidra til å unngå uønskede konsekvenser og sikre en effektiv arbeidsflyt.
Det å beskrive det samme flere steder er gjerne noe som oppstår over tid. Det kan være et tiltak etter et avvik som blir løst ved å skrive ny prosedyre i stedet for å revidere en gammel. Eller det kan være nye ansatte som ikke har hele oversikten og lager nytt innhold. Det er litt som ugress i hagen, – systemet vokser over tid.
Rådet er derfor å luke vekk dobbelt innhold. Med et godt søkeverktøy i programvaren finner du liknende innhold og kan fjerne overflødige dokumenter og tekst.
Da unngår du følgende risiko:
- økt sannsynlighet for noe blir beskrevet feil og den ansatte gjør feil
- økt sannsynlighet for at den ansatte blir forvirret og gjør feil
- mer administrasjon, alt skal revideres og følges opp
Rydd i organisasjoen din
Å fjerne overflødige prosedyrer eller innhold i dem gjør akkurat like godt som å fjerne gammelt rot fra garasjen! Vi har systemene for å få oversikt og kontroll på arbeidsplassen.
Kontakt oss idag for en demonstrasjon av RamBase Quality Management System
KOMMENTARER