Det här är en viktig fråga som många försöker hitta ett vettigt svar på när de funderar på att uppgradera eller ersätta sitt affärssystem. För att svara på den här frågan är det viktigt att klargöra två underliggande frågor:
“Vilken typ av ERP-system ska du ha?”
Det innebär att du måste klargöra vilka funktioner systemet ska innehålla och vilka problem systemet ska lösa för företaget.
“Hur ska systemet levereras?”
Här pratar vi om teknik som moln, molnbaserat eller lokalt. Men det viktiga att ta reda på är vem som ansvarar för vad i leveransen och hur systemet ska stödjas i framtiden?
Vilken typ av ERP-system ska du ha?
De flesta små och medelstora företag (SMB) inom grossistförsäljning och tillverkning behöver systemstöd för att hantera sina komplexa processer på ett effektivt sätt. Olika företagsegenskaper kräver olika detaljer när det handlar om att definiera systemkraven.
Varje företag behöver grundsupport för sina anställda, som lönehantering. Alla företag måste ha kontroll över sina ekonomiska siffror, samt försäljning, logistik och möjlig produktion. Vissa system har moduler som täcker alla dessa områden, vissa system har bara en eller två. Dessutom finns stora skillnader i hur “djupt” systemet går avseende funktionalitet och flexibilitet.
Det första steget är därför att ta reda på vilka problem ERP-systemet ska lösa. Det kan låta enkelt. Men det kan vara utmanande. Inget systemet är likadant, även om de på papperet täcker samma behov. Därför är det smart att undersöka hur de olika systemleverantörerna kan uppfylla dina behov. Leverantörer ska försöka vara systemrådgivare i viss utsträckning för sin potentiella kund – lyssna på dina utmaningar och smärtpunkter. Det är en balansakt mellan att marknadsföra sina produkter och uppfylla kundens verkliga behov. Ingen vinner på att erbjuda ett system som inte passar och ingen använder.
Den lösning som du kanske tror är bäst baserad på några minuters sökande på Internet kanske inte alls passar när du tar en titt under huven. Här är några huvudsakliga sätt att gruppera de olika systemalternativen för att bringa reda i allt.
1. Ekonomisystem
Det finns många system som omfattar grundläggande processer för HR, lönelista och ekonomi i samma system. Vissa av dessa system innehåller även reseutlägg och olika former av fakturaskanning. Om du inte behöver utökad funktionalitet som omfattar fler länder och tar hänsyn till logistik och produktion, då kan den här typen av system vara ett vettigt val.
Om du bestämmer dig för ett sådant system och även har behov av funktioner för, CRM, försäljning, produktion eller logistik, måste dessa processer antingen täckas av andra professionella system eller manuella rutiner/Excel.
Bra exempel på relevanta ekonomisystem är: Tripletex, xLedger, PowerOffice GO och UniMicro.
2. ERP-system för SMB-marknaden
Att kalla något ett ERP-system är ofta en fråga om definition. I det här fallet menar vi system som har moduler för försäljning, logistik eller produktion, förutom ekonomi. Inom varje system varierar modulerna stort med avseende på funktionsdjup. Vissa system är mycket flexibla och kan anpassas och ytterligare utvecklas individuellt för de olika användarna, medan andra system förlitar sig mer på standardprocesser.
Det finns en skarp skillnad mellan system som har produktionsfunktionalitet och de som inte har det. Alternativet med att inte inkludera produktion som en funktion i programvarupaketet är att fortsätta med manuella rutiner eller använda ett separat system som antingen körs manuellt eller integreras i ekonomisystemet. I den här gruppen av system finns många alternativ världen över.
Bra exempel på relevanta ERP-system för SMB-marknaden är: Navision (Dynamics 365 Business Central), Visma.net, Monitor och RamBase.
3. ERP-system för koncernmarknaden
Under ERP-marknadens tidiga dagar fanns det färre system att välja mellan, vilket gjorde att medelstora företag valde komplexa koncernsystem för att täcka sina komplicerade processer. Tidigare var flera av dessa företagssystem tillgängliga för mindre företag, men på senare tid har leverantörerna gjort medvetna val att leverera till ett högre maknadssegment.
Även om koncernsystem ofta har samma grundläggande funktionalitet som SMB-system, har de här systemen ofta många fler konfigurationsmöjligheter, stöd för komplexa processer, anpassning för flera länder, komplicerad logistik, mm. Därför är de ofta dyrare är det gäller konfiguration och månadskostnader, jämfört med andra system och tar vanligtvis lång tid att implementera – oftast ett år eller mer.
Exempel på sådana system är IFS, Dynamics 365 for Finance and Operations (tidigare Dynamics AX) och Infor M3.
Hur ska systemet levereras?
Om man ska beräkna kostnaden för ett ERP-system och kunna jämföra olika leverantörer med varandra är det viktigt att grunden för jämförelsen är så representativ som möjligt.
Många har hört att “molnet” är det nya sättet att leverera ett system. Ofta handlar diskussionerna om säkerhetsaspekter, men det är viktigt att även undersöka kostnadsaspekten för de olika leveransmodellerna. Teoretiskt sett kan man uppnå samma servicenivå oavsett hur själva systemet drivs. Den viktiga skillnaden är hur tjänsten levereras och hur den debiteras. Vi kan grovt dela in systemleveranser i tre olika modeller.
1. Lokal lösning
En lokal lösning innebär att systemet installeras på kundens egen infrastruktur. Kunden ansvarar för att säkerställa rätt licensiering för all nödvändig utrustning och att den fungerar som den ska. Med den här lösningen är det vanligast att köpa licensen och värdutrustningen och betala underhåll regelbundet eller att hyra licensen och hårdvaran till en månadskostnad.
Det är också vanligt att ha en underleverantör som tar hand om underhållet och hanteringen av systemet, men det är oftast en annan leverantör än systemleverantören. Uppgraderingar och ny funktionalitet måste utföras av kunden eller så kan de här tjänsterna köpas av andra. Den vanligaste lösningen är att köpa ytterligare kapacitet eller funktionalitet när behov uppstår.
Det här systemvalet är fortfarande vanligt bland vissa stora företag och andra som har särskilda utmaningar i samband med systemfunktionalitet.
2. Molnlösning
En molnlösning är inget exakt koncept eftersom det kan finnas flera olika arkitekturer och sätt att implementera dessa system. Ett vanlig överenskommelse är att leverantören tar hand om driften av systemet och placerar det antingen i ett publikt moln som Azure eller AWS, eller i ett lokalt moln som tillhandahålls av leverantören själv, eller i något som mer liknar en traditionell ASP-miljö, som salesforce.com.
Förutom att ta hand om driften av systemet ser systemleverantören även till att all infrastruktur finns på plats, att licenserna är tillräckliga och så vidare. Dessutom görs uppdateringar och nya versioner “tillgängliga” för kunden, men de måste själva medverka till den faktiska uppgraderingen och betala för konsulttimmarna i anslutning till uppgraderingen. När det gäller pris är det vanligt att tjänsten delas upp i 3 olika delar:
– Kunden betalar licenserna antingen som hyreskostnader per månad eller så köper de licenser och betalar en underhållskostnad per år. Det här ger tillgång till uppdateringar.
– Kunden betalar en fast avgift för drift av systemet. Det här omfattar det som behövs, däribland infrastruktur, licenser och databaser för att driva systemet.
– Kunden betalar för de tjänster som tillhandahålls via uppgraderingar och ändringar av systemet. Självklart är det inga problem att införliva det här i den fasta kostnaden, men det vanligaste är att särskilja det eller inkludera per “tid och material”. Huvudorsaken är att leverantören inte kan förutse hur dyra framtida uppgraderingar kommer att bli.
3. Programvara som en tjänst
Programvara som en tjänst (SaaS) är en leveransform där leverantören tar allt ansvar för att systemet är uppdaterat och fungerar som det ska. Det här innebär att kundens uppgift är begränsad till att endast lära sig att använda systemet, allt annat är leverantörens ansvar.
Hur och när uppgraderingar utförs varierar mellan olika SaaS-system. Vissa system kör regelbundna versionsuppgraderingar, medan andra samlar ihop dem till större releaser. Vissa tar ner systemet vid uppgradering, andra kan köra uppgraderingar medan systemet körs. I vilket fall som helst ansvarar leverantören för att implementera och testa uppgraderingarna och för att underhålla systemets säkerhet och funktionalitet.
Den vanliga kostnaden för ett SaaS-system är ofta en månadsvis abonnemangsavgift “per användare”. Det innebär att kostnader som servrar, övriga licenser, framtida uppgraderingar, tillägg för att följa lagstadgade ändringar, mm. ingår i den här abonnemangsavgiften. RamBase levereras som ett SaaS-system.
Hur jämför man de här tjänsterna?
Vissa system kan levereras på flera sätt, medan de flesta system bara har en leveransform. Därför står valet ofta mellan två separata system med distinkta funktioner och olika driiftsmodeller. Det här gör mer komplicerat att jämföra kostnader mellan de olika systemen på grund av alla olika variabler. Vid första anblicken kan det verka billigare att göra allt själv, men verkligheten kan vara annorlunda. Här följer några aspekter du bör överväga.
Teknisk skuld är en term som används för att försöka “sätta en siffra” på de utmaningar som företag står inför när de väljer en lösning som är “enkel att implementera” eller skjuter upp att fatta beslut (och investeringar) avseende rätt systemlösningar. Många företag har äldre versioner av ett system som fungerar okej, men som “alla” vet måste uppgraderas. Genom att behålla utdaterade system missar företagen även nya effektiva arbetssätt. Teknisk skuld är den investering du måste göra för att nå dagens förväntade nivå av systemstöd. Den investeringen kan bestå av många saker, som: nya licenser, konsultkostnader för ett uppgraderingsprojekt, utbildning, ny infrastruktur, nya system för att omfatta nya arbetssätt, mm. Den här siffran är svår att beräkna och prioriteras därför ofta inte av många ledningsgrupper och styrelser. Därmed kan kostnaden, risken och konsekvenserna bli mycket höga när du först bestämmer dig för att göra något.
Uppgraderingar är också ett viktigt element att överväga och det vanliga problemet är om själva driftsmodellen säkerställer kontinuerlig uppgradering eller inte. Regelbundna uppgraderingar är relevanta för både SaaS-, moln- och lokala lösningar. Exempel kan vara när myndigheterna ändrar momsreglerna, när nya betalningsstandarder införs eller nya juridiska krav blir obligatoriska. Alla dessa uppgraderingar kan innebära buggfixar och små mindre tekniska uppdateringar från leverantören. Alla dessa uppgraderingar måste testas innan de kan implementeras. Skillnaden mellan de olika systemen är hur kostnaden i samband med uppgraderingarna synliggörs för kunden. För SaaS-lösningsuppgraderingar ingår dessa i abonnemangspriset. För de andra systemlösningarna måste detta avtalas tillsammans med leverantören. Dessutom erbjuder vissa system även större versionsuppgraderingar. Det här är ofta mer än en teknisk uppgradering, vanligtvis ingår ny eller förbättrad funktionalitet och det är viktigt att de ekonomiska aspekterna av det här också tas med i kostnadsjämförelserna.
Den interna administrationskostnaden för att hantera systemet är ett element som är lätt att glömma, men som ofta kan vara omfattande. Hur mycket av den tid som spenderas på IT-support hör faktiskt till ERP-systemet? Det är lätt att räkna de timmar som leverantörerna har fakturerat, men hur mycket tid spenderas på intern samordning av leverantörer, interna tester, planering, uppföljning, mm. Återigen, detta gäller både för molnlösningar och lokala lösningar.
Den totala kostnaden över tid varierar baserat på de olika leveransmodellerna. En sak som är viktig för många i beslutsprocessen är den faktiska finansieringen, likviditet och förutsägbarhet för investeringen. Utan att ha exakta siffror för varje objekt är det svårt att ställa upp det här, men det finns ibland stora skillnader i tillväxten av kostnader. I den här beräkningen måste även eventuellt supportavtal med användarsupport och kontinuerlig utbildning tas med.
Det sista kostnadselementet att överväga är licenser och hårdvara, vilket är relevant om du överväger att hantera infrastrukturen för systemet själv. Både pågående debiteringar och avskrivningskostnader för investeringarna måste ingå. Avskriven hårdvara är inte gratis, den måste fortfarande vara igång och en framtida hårdvaruuppgradering måste ingå i systemets kostnadsberäkning. Ett illustrativt sätt att belysa skillnaderna i de olika systemleveransmodellerna görs av The Software Report.
Slutsatsen är att även om licenskostnaderna för SaaS-system kan verka hög, utgör de även en mycket större andel av den faktiska kostnaden jämfört med den för att äga och använda ett system. De faktiska siffrorna varierar naturligtvis mellan system, med principen för andelen av den totala kostnaden är viktig här.
Kostnad och tid – hur fattar man rätt beslut angående kostnad?
Det här är den stora frågan och det kanske inte alltid är möjligt att sätta ett värde på alla de olika kostnadselementen. Det viktiga arbetet vid jämförelse av system är att få den mest korrekta bilden som möjligt av följande kostnadselement:
Det här är bara några exempel för att sprida ljus över de olika aspekterna angående kostnad när du väljer ett ERP-system. Leverantörer ska kunna ge en tydlig siffra eller uppskattning för många av de här elementen. Kom ihåg att månadspriset inte är hela bilden och alla de andra aspekterna av systemleveransen måste tas med i beräkningen för att få en sann jämförelse.
Frågor du bör ställa till potentiella systemleverantörer är:
1. Hur ska systemet hantera ändringar i lokala lagar och föreskrifter? Vem uppdaterar lösningarna, hur görs detta och vad kostar det att vara uppdaterad?
2. Vem är ansvarig för säkerhet i lösningen? Teknisk säkerhet, uppdaterade operativsystem, säkerhetskopieringar, mm?
3. Hur ska systemet hållas aktuellt och uppdaterat? Vem ska göra vad och hur ofta ska systemet uppdateras? Vad ingår i priset och vad måste beställas och betalas separat?
4. Vad händer om företaget växer och nya användare måste läggas till i systemet? Hur säkerställer du att systemet har kapacitet, förblir stabilt och att prestandan är lika bra?
5. Vad händer om du minskar antalet användare av systemet? Hur långt i förväg måste du meddela leverantören och vilka kostnader kan kopplas till ändringen? (eller måste du betala för det ursprungliga antalet användare längre än du behöver?)
6. Hur effektiv är implementeringsprocessen? Finns det mallar och fördefinierade processer på plats till exempel, landskontoplaner och rapporteringskrav eller måste allt byggas från början? I så fall, hur lång tid tar det och vad kostar den här förseningen företaget?
Totalsumman för alla dess variabler gör att du som kund bättre kan utvärdera den totala livstidskostnaden för drift (TCO) av systemet. Om du objektivt kan utvärdera och kvantifiera dina alternativ och hitta ett system och en leverantör som du tror uppfyller ditt företags funktionella krav, då är du närmare att kunna göra ett välinformerat och mer förutsägbart val.
Kontakta RamBase idag för ett kravlöst samtal om hur vi kan lösa dina systembehov.
KOMMENTARER