10 tecken på att ditt tillverkningsföretag behöver ett nytt ERP-system

Som företagsledare eller avdelningschef på ett tillverkande företag är du säkert uppmärksam på eventuella brister och ineffektivitet i affärsprocesserna. Exempel på detta kan vara att lagernivåerna inte är helt pålitliga, att produktionsfel kunde ha undvikits eller att viktig affärsinformation inte är tillgänglig i rätt tid. Dessa utmaningar har kanske varit hanterbara tidigare, men utan rätt system på plats kan de snabbt förvärras och skapa stora hinder för tillväxt och ökad lönsamhet.

Utifrån dessa exempel kan man fråga sig om ett modernt ERP-system (Enterprise Resource Planning) skulle kunna effektivisera verksamheten. En fråga som ofta bemöts med farhågor om risker, störningar och kostnader, vilket är helt rimliga och och hanterbara synpunkter. Men alltför ofta accepterar man status quo för snabbt, vilket hindrar vidare överväganden om en mer noggrant genomförd systemgranskning.

Om inte dina befintliga IT-system har kraschat eller blivit för gamla kan det vara svårt att veta när det är dags att införskaffa ett modernt affärssystem. 

Du är inte ensam! Små och medelstora tillverkningsföretag som har störst nytta av ERP-system står ofta inför liknande utmaningar.

Om du känner igen några av de 10 tecken vi beskriver nedan kanske det är dags att ta reda på hur en modern ERP-lösning skulle kunna förbättra både din verksamhet och ditt resultat:

1. Långsam eller felaktig rapportering

Behöver din redovisningsfunktion göra mycket manuell datainmatning och hantera pappersbaserade fakturor och försäljningsorder? Måste du gå igenom flera kalkylblad för att stämma av eller konsolidera finansiell information? Detta är ett typiskt scenario för företag med separata eller dåligt integrerade redovisnings- och verksamhetssystem jämfört med att ha ett enda ERP-system i en och samma databas.

2. Affärsfunktioner arbetar i separata silos

Har du ett överdrivet antal interna möten för att informera om status quo i verksamheten eller måste du besöka verkstadsgolvet för att ta reda på vad som faktiskt händer? Måste du registrera information om tekniska förändringar och stycklistor på nytt i supply chain management-systemet?

Moderna ERP-system tillhandahåller en enda version av sanningen genom en helt integrerad databas för alla funktioner och möjliggör effektiv kommunikation över hela plattformen. Dessutom erbjuder molnbaserade ERP-lösningar full systemåtkomst för mobila medarbetare - oavsett om de jobbar hemifrån, från butiksgolv och lager på flera platser, eller från sälj- och servicepersonal på fältet.

3. Verksamheten sköts med hjälp av kalkylblad

Att använda kalkylblad för att stödja viktiga affärsprocesser och verksamheter är en tydlig signal om begränsningar i de system som används. Arbetar dina medarbetare utanför systemet och skapar sina egna processer för att göra sitt jobb mer effektivt?

Detta arbetssätt kan leda till potentiella misstag, problem med datakvalitet och versionskontroll, samt hindra delning av viktig information. Med ett nytt affärssystem kommer dessa problem att vara ett minne blott då dagens moderna system kan integrera alla funktioner i din verksamhet i en enda databas. 

4. Viktig affärsinformation är inte lättillgänglig

Lägger du för mycket tid på att samla in och förstå data? Affärsinformation och data om lagernivåer, försäljningsorder, var produkter befinner sig i produktionscykeln, och tillgång till en kunskapsdatabas är avgörande. Istället för att bidra till din verksamhet kan det vara frustrerande, för att inte tala om dyrt, att ägna tid åt att behöva leta efter information.

För att uppnå konkurrensfördelar behöver du flexibilitet i verksamheten, snabbhet på marknaden och datadrivet beslutsfattande. Med ett modernt ERP-system kan du komma åt centraliserade, versionskontrollerade dokument, få insikter i realtid om dina affärsprocesser och se hur de fungerar inom andra avdelningar.

5. Du förlitar dig på ett fåtal nyckelpersoner

Att förlita sig på en eller två medarbetare som har nyckeln till kunskap om affärsprocesser eller arbetssätt innebär en betydande risk för verksamheten. Under tiden ditt företag har utvecklats har du kanske inte fullt ut dokumenterat de affärsprocesser som stöder nuvarande arbetsmetoder. Du är ytterligare utsatt om dina system är beroende av en nyckelperson inom verksamheten eller en extern konsult som hjälper till och förvaltar ett "gammalt" system. Vad händer om de slutar, går i pension eller vinner på lotto? Vad händer när dessa nyckelpersoner är på semester eller blir sjukskrivna? Hur lätt är det att lära upp nya medarbetare?

Moderna ERP-system tillhandahåller fullt dokumenterade affärsprocesser och intuitiva arbetsflöden vilket ger ditt företag bättre möjligheter att växa och bli mer konkurrenskraftigt.

6. Kundnöjdheten sjunker

Ditt företag är framgångsrikt eftersom det värdesätter att göra kunderna nöjda och säkerställa att deras behov blir tillgodosedda. Men när ditt företag växer kan det vara svårt att upprätthålla samma nivå på kundservicen. Du kanske inte hinner med att svara med korrekta offerter i rätt tid, ledtiderna kanske förlängs och det smyger in fel i beställningarna. Utan ett enhetligt affärssystem kanske du inte omedelbart kan få tillgång till rätt information eller styra affärsprocesserna för att undvika missnöjda kunder.

Ett modernt ERP-system täcker alla verksamhetsprocesser—från offert till betalning—med fullständig insyn i realtidsinformation för bättre orderhantering och kontroll av leverans och service. Detta hjälper dig att undvika missnöjda kunder och kan varna dig om ett problem är på väg att uppstå innan det är för sent. En integrerad CRM-modul (Customer Relationship Management) gör det möjligt för dig att bli djupare engagerad i dina kunder och utveckla positiva, tillväxtfokuserade relationer.

7. Ökad försäljning, men oförändrad lönsamhet

Du kanske är ett växande företag men du ser inte någon ökad lönsamhet. Dåligt hanterade kostnader förvärras bara över tid. Du behöver ett system för att veta var allt finns och för att samla in data om kostnader i realtid för att kunna analysera och se hur du kan förbättra vinsten. Kanske anställer du extra personal för att fylla de administrativa luckor som orsakas av dåliga processer? Dessa problem skulle kunna lösas genom att använda ett mer effektivt och enhetligt ERP-system.

8. För mycket produkter i lager

Cash is king och lager binder upp kontanter. Anta att du har mer material, pågående arbete (WIP) eller färdigvarulager än du behöver eller vill ha. I så fall kan det vara ett tecken på att du saknar möjlighet att mäta och spåra lagret på ett effektivt sätt.

Ett modernt ERP-system ger det bästa stödet för jämt flödande lagerkvantiteter och lagervärden och varnar för situationer när gränsvärdena överskrids. Det bidrar också till att minska dyra lager genom att använda en KanBan-metod för lageroptimering baserat på kundernas efterfrågan och de önskade minimilagernivåerna.

9. Ökade ledtider för leverantörer

Vi vet att problemen med den globala leveranskedjan inte kommer att försvinna i första taget. Du måste dock se till att dina system inte orsakar flaskhalsar som tidskrävande upphandlingsprocesser, beslut om huruvida du skall tillverka eller köpa något, eller om du skall använda produkter från alternativa leverantörer.

Ett modernt ERP-system ger fullständig insyn i hela leveranskedjan med integrerad materialbehovsplanering (MRP)—via inköp, stycklistor till produktionen, lager, och försäljning—med full spårbarhet på alla nivåer. Dessutom kan du göra dina upphandlingsprocesser mer funktionella, automatiserade och effektiva genom att låta dina leverantörer kommunicera direkt med dig via en trygg och säker onlinemiljö.

10. Brist på support

Ett av de mest uppenbara tecknen på att du bör överväga ett nytt affärssystem är att du inte får den IT-support du behöver.

Det kan vara så att dina medarbetare inte kan lösa problem utan att använda dyr support från din IT-leverantör. Att ha flera system kan också leda till intressekonflikter och man kanske skyller problemen på det ena eller det andra systemet. Om dina supportärenden eller förfrågningar inte hanteras i tid kan det vara ett tecken på att de system ni använder närmar sig slutet av sin livslängd. Om programvaran, databasen eller operativsystemen inte hålls uppdaterade kan din verksamhet i slutändan riskera att utsättas för intrång och cyberattacker.

Ett modernt, enhetligt ERP-system som stöds av en enda leverantör minskar den här risken. RamBase Cloud ERP utvecklas löpande med ny funktionalitet och uppgraderingar sker automatiskt i bakgrunden, vilket säkerställer kontinuitet i din verksamhet. 

Hur många tecken känner du igen?

Om du har läst så här långt kan det ha varit en obehaglig upplevelse, särskilt om du känner igen vissa tecken från ditt eget företag. De goda nyheterna är att du kan bli delaktig i en fantastisk framgångssaga inom tillverkningsindustrin. Tänk bara på vilka möjligheter du har om du kan lösa de här problemen!

Ett modernt, molnbaserat ERP-system, som RamBase Cloud ERP, är utvecklat för att hantera dessa utmaningar och framtidssäkra ditt företag. RamBase Cloud ERP passar perfekt för små och medelstora företag som tillverkar produkter av hög kvalitet i starkt reglerade branscher. Det är skalbart och kan växa i takt med att din verksamhet expanderar.