Hagearbeid og kvalitetsarbeid har flere likhetstrekk. Nå er det på tide å luke igjen! Behov for en revisjon….
Forsommer betyr hagearbeid for min del. Det er sikker mye som kunne vært gjort før, men når sommeren kommer blir behovet veldig tydelig. Det skal lukes, klippes, plantes, gjødsles og sikkert også flyttes og fjernes. Og så dukker det opp planter som jeg ikke visste jeg hadde, noen har vokst utover alle bredder mens andre er helt borte.
Hagearbeid og kvalitetsarbeid har flere likhetstrekk. Vi må luke regelmessig i det bedet også, for dokumentene har en tendens til å vokse både i omfang og antall.
Løsningen er ikke alltid å lage et nytt dokument Når det skjer en uønsket hendelse, løser vi det av og til med å lage en ny rutine for å hindre at det skjer igjen. En ny rutine betyr ofte (dessverre og av en uforklarlig grunn) et nytt dokument. Veldig ofte har vi et dokument (eller flere) som handler om det samme fra før. Er vi heldige sier de det samme, er vi ikke fullt så heldige, motsier de hverandre. Og da har vi virkelig lagt et godt grunnlag for å forvirre folk og undergrave hele systemet.
Dokumentene skal jo leses og forstås av de ansatte. Jo flere dokumenter vi legger inn i systemet, jo vanskeligere blir det å holde oversikten. Et godt ledelsessystem måles ikke i antall dokumenter eller størrelsen på dokumentene. Antall planter i en hage er ikke noe mål på hvor fin og livskraftig hagen er. Vi må luke og klippe, revidere og fjerne for å ha kontroll på både hagen og systemet.
Vi har laget oss en liten sjekkliste når trangen til å lage nye dokumenter melder seg:- Må det beskrives? Alt må ikke beskrives i minste detalj.
- Er det beskrevet fra før?
- Er det beskrevet godt nok fra før?
- Hører det naturlig hjemme i et eksisterende dokument?
Gjør det enkelt!
Jeg har lært meg at for oss med begrenset tid (og lyst?) til hagearbeid er det lurt å velge planter som ikke trenger så mye stell og vedlikehold. Min plan nå er å bytte ut roser som må beskjæres og stelles og som likevel blir fulle av lus og annen sjukdom, med seintvoksende, småbusker som stort sett klarer seg selv. På samme måte er det lurt å legge lista på et realistisk nivå når det gjelder ledelsessystem. Det er mye bedre med et enkelt, levende og ajourholdt system enn en overgrodd jungel som ingen finner fram i.
KOMMENTARER